مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارات في استقبال العملاء والزوار بطريقة مهنية ومهذبة تعكس صورة إيجابية عن المؤسسة، القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية وتوجيهها بشكل سريع وفعال إلى الأقسام المختصة، القدرة على تنظيم جداول المواعيد وتنسيق الحجز بشكل دقيق وفعال لتجنب أي تأخير، مهارات في التعامل مع الزوار من مختلف الجنسيات والثقافات بطريقة احترافية ومتسامحة، القدرة على تقديم معلومات دقيقة حول خدمات المؤسسة للأفراد والزوار، مهارات في التعامل مع البريد الإلكتروني وتنظيم الردود بطريقة مهنية وسريعة، القدرة على تنظيم واستقبال المواد والطرود الواردة بشكل منظم وموثوق، مهارات في التعامل مع المشكلات الطارئة وحلها بشكل سريع وفعّال لتجنب التأخير، القدرة على إدارة المهام المتعددة في وقت واحد وتنظيم الأولويات بشكل دقيق، مهارات في استخدام برامج الحاسوب الأساسية مثل MS Office لتنظيم المعلومات والإجراءات اليومية

المهام

استقبال الزوار والعملاء عند وصولهم للمؤسسة وتوجيههم إلى الأقسام المناسبة، الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى الموظفين المختصين دون تأخير، تنسيق جداول المواعيد مع الموظفين والعملاء لضمان سير العمل بسلاسة، استقبال واستلام البريد الإلكتروني وتنظيمه بما يتوافق مع الإجراءات المتبعة في المؤسسة، تجهيز المكان لاستقبال الزوار والعملاء بما يتناسب مع معايير الخدمة المقدمة، تقديم الدعم الإداري للأقسام المختلفة من خلال ترتيب المواعيد والرسائل المهمة، متابعة وتنظيم المستندات الخاصة بالزوار والموظفين لضمان سير العمل بشكل منظم، حل المشكلات الطارئة التي قد تنشأ في قسم الاستقبال والعمل على إيجاد حلول سريعة وفعّالة، تقديم المشورة للزوار والعملاء في حال كان لديهم استفسارات بشأن الخدمات المقدمة، تنظيم وتوزيع المواد الترويجية والكتب التعريفية للزوار بما يتناسب مع نوعية الخدمة التي يحتاجونها