مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارات التواصل الفعال مع الزوار والضيوف لاستقبالهم بطريقة محترفة ومؤدبة، القدرة على تنظيم مواعيد الاجتماعات وترتيب المواعيد اليومية للموظفين والعملاء، إتقان مهارات إدارة المكالمات الهاتفية وتوجيهها للأقسام المناسبة، القدرة على التعامل مع العملاء المتنوعين وتلبية احتياجاتهم بسرعة وفعالية، مهارات التعامل مع البرامج الحاسوبية المكتبية مثل البريد الإلكتروني وجداول البيانات، القدرة على إدارة الأنظمة المكتبية وتنظيم الملفات بشكل فعال، مهارات تنظيم الأماكن العامة مثل غرف الاجتماعات والمرافق المشتركة لضمان بيئة عمل منظمة، مهارات الكتابة وإعداد التقارير الواضحة والمفيدة بشأن الاجتماعات والمراسلات، قدرة على العمل ضمن فريق والتعاون مع الأقسام الأخرى لضمان سير العمل بسلاسة، مهارات الصبر والقدرة على التعامل مع المواقف الصعبة بحكمة وبأسلوب مهني

المهام

استقبال الزوار والعملاء وإرشادهم إلى الأماكن المناسبة داخل المنشأة، الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى الأقسام المختلفة بناءً على طلبات الزوار، تنظيم جداول الاجتماعات للمسؤولين وتنبيههم بالمواعيد المستقبلية، إعداد الأماكن المخصصة للاجتماعات والتأكد من توفير كافة المستلزمات الضرورية، التعامل مع الاستفسارات اليومية للموظفين والعملاء بشكل مهني وودي، إعداد التقارير اليومية الخاصة بالحضور والانصراف للموظفين وتوزيعها، مراقبة البريد الوارد والرد على الرسائل الإلكترونية بشكل سريع وفعال، التعامل مع الشكاوى والملاحظات الواردة من الزوار والعملاء بطريقة مناسبة، إدارة الإجراءات الإدارية المتعلقة بالاستقبال مثل الفواتير والتوثيقات، مراقبة الأداء اليومي للمكتب وتقديم التقارير حول مستوى الخدمة المقدمة