مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارات التواصل الفعالة مع الطلاب وأولياء الأمور والزوار وتقديم المعلومات بطريقة احترافية، القدرة على التعامل مع استفسارات الطلاب والموظفين وحل المشكلات التي قد تطرأ، مهارات تنظيم الوقت وإدارة جدول المواعيد بفعالية لتحديد المواعيد وإدارة الواجبات اليومية، مهارات الحاسوب لاستخدام الأنظمة الخاصة بالإدارة وحجز المواعيد وتوثيق المعلومات بدقة، القدرة على العمل ضمن بيئة مدرسية منظمة ومهنية مع الحفاظ على سياسة الخصوصية وحماية البيانات، مهارات الاستقبال والتعامل مع الزوار بطريقة مهذبة ولطيفة لضمان تقديم انطباع جيد عن المدرسة، القدرة على العمل تحت الضغط والتعامل مع العديد من المهام في نفس الوقت دون التأثير على الجودة، القدرة على التعاون مع الفريق الإداري والإداريين الآخرين لضمان سير العمل بسلاسة، القدرة على إدارة العمليات اليومية في المكتب بما في ذلك إعداد التقارير والملفات وتنسيق الاجتماعات، مهارات الحل السريع للمشاكل لضمان سير العمل المدرسي بشكل مستمر دون أي تعطل.

المهام

استقبال الزوار والطلاب في المدرسة وتوجيههم إلى الأماكن المطلوبة مع تقديم المساعدة اللازمة لهم، الإجابة على الهاتف واستقبال المكالمات الواردة والرد على استفسارات الطلاب وأولياء الأمور، تنظيم وتنسيق المواعيد الشخصية للموظفين والمديرين وفقًا لجداولهم الزمنية، التعامل مع طلبات البريد الوارد والصادر وضمان توصيله للأقسام المعنية في الوقت المحدد، مساعدة الموظفين والطلاب في إجراءات التسجيل وتوجيههم في العمليات المختلفة داخل المدرسة، الحفاظ على بيئة مكتب نظيفة ومنظمة وتقديم الدعم الإداري للموظفين بشكل منتظم، مراقبة دخول الزوار والمراجعين إلى المبنى والتأكد من أنهم يتبعون الإجراءات المحددة، الحفاظ على سرية المعلومات الشخصية للطلاب وأولياء الأمور والتأكد من الالتزام بسياسات الخصوصية، إعداد تقارير دورية للمدير حول الأنشطة اليومية في المدرسة والتعامل مع أي قضايا إدارية قد تطرأ، المساعدة في تنظيم الفعاليات المدرسية والتأكد من تنسيق الأنشطة المختلفة بسلاسة.