مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارات إدارة المكاتب والتعامل مع الوثائق والمراسلات الإدارية بشكل دقيق واحترافي، القدرة على تنظيم وجدولة المواعيد والاجتماعات بكفاءة والتأكد من عدم وجود تضارب، مهارات التواصل الفعّال مع الزوار والعملاء والزملاء داخل المكتب، القدرة على التعامل مع الحاسوب وبرامج الأوفيس مثل Word وExcel وPowerPoint بشكل متقدم، مهارات تنظيم الملفات والمستندات الإلكترونية والورقية بشكل منظم ومرتب يسهل الوصول إليها عند الحاجة، القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية والتوجيه الصحيح للمكالمات التي تتطلب تدخل الإدارة العليا، مهارات الكتابة الدقيقة والتحرير للمراسلات الإدارية والتقارير الرسمية بكفاءة، معرفة بالإجراءات الإدارية والقدرة على تطبيقها في بيئة العمل، القدرة على تنسيق وتنظيم الفعاليات والاجتماعات بشكل احترافي لضمان سير العمل بسلاسة، مهارات التعامل مع البيانات المالية والإحصائية وحفظها بشكل سري وآمن

المهام

إدارة المراسلات الإدارية وترتيب البريد الوارد والصادر بشكل دقيق وسريع لضمان وصوله إلى المعنيين في الوقت المناسب، تنظيم مواعيد الاجتماعات والفعاليات الهامة وتأكيد حضور المشاركين وتوفير كافة الاحتياجات الخاصة بهم، تجهيز التقارير والوثائق المطلوبة للإدارة وتقديمها في الوقت المحدد، استقبال الزوار وتوجيههم إلى الأماكن المطلوبة داخل الشركة والتأكد من راحتهم، التنسيق مع الأقسام الأخرى لضمان سير العمل بشكل متسق وفعال بين جميع الأطراف، إجراء المكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى الأشخاص المعنيين بسرعة ودقة، تنظيم الملفات الورقية والإلكترونية بطريقة منظمة تسهل الوصول إلى المعلومات المطلوبة، كتابة المراسلات الإدارية والرد على الرسائل الإلكترونية بطريقة احترافية، توفير الدعم الإداري للإدارة العليا من خلال القيام بمهام متنوعة مثل ترتيب السفر والتنقلات، متابعة المواعيد والمهام الإدارية اليومية وضمان إتمامها ضمن المواعيد المحددة