مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارات التنظيم والإدارة للمهام المكتبية بشكل فعال ومهني، القدرة على التواصل الفعّال مع الزوار والعملاء والرد على استفساراتهم بشكل مهني، مهارات الكتابة والتوثيق لإعداد التقارير والمراسلات الرسمية بشكل دقيق، القدرة على إدارة المواعيد وتنظيم الاجتماعات بين الفرق المختلفة، مهارات العمل الجماعي مع الزملاء في المكتب لضمان سير العمل بشكل سلس، القدرة على التعامل مع المشكلات الإدارية واتخاذ القرارات السريعة لحلها، استخدام البرامج المكتبية مثل Microsoft Office لضمان تنفيذ المهام بفعالية، مهارات تنظيم الملفات وحفظ البيانات بشكل دقيق وآمن، القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها بالشكل الصحيح، مهارات العمل تحت الضغط والقدرة على إدارة المهام المتعددة في وقت واحد

المهام

إعداد الجداول الزمنية للمواعيد والاجتماعات مع الزوار أو الموظفين في المكان، الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها إلى الأقسام المعنية وفقًا للاحتياجات، تنظيم وتنفيذ جميع المهام الإدارية داخل المكتب لضمان سير العمل بكفاءة، متابعة البريد الإلكتروني ومراسلة العملاء والرد على استفساراتهم بشكل مستمر، التعامل مع المواد المكتبية من مستندات وتقارير وتوزيعها بشكل منظم على الفرق، إعداد التقارير الإدارية الشهرية والتأكد من دقتها عند رفعها للإدارة، التعامل مع الأمور اللوجستية للمكتب مثل ترتيب الحجوزات أو تأكيد المواعيد، تقديم الدعم الإداري لموظفي المكتب في كل ما يتعلق بالأعمال اليومية، تنسيق الاجتماعات وتوجيه الدعوات لجميع الأطراف المعنية، متابعة الحالات الطارئة وتنظيم الإجراءات اللازمة لضمان سير العمل بكفاءة