مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على إدارة وتنظيم الملفات والمستندات بشكل فعال لضمان الوصول السريع إليها عند الحاجة، مهارات التواصل الفعالة للتفاعل مع العملاء والزملاء لتنسيق الأنشطة المختلفة في العمل، القدرة على إعداد تقارير مكتوبة وشفوية بشكل دقيق وواضح يتماشى مع متطلبات الإدارة، مهارات متعددة في استخدام برامج الحاسوب المكتبية مثل Microsoft Office لتنظيم العمل بشكل فعال، القدرة على التعامل مع الاستفسارات وحل المشكلات بسرعة واحترافية لضمان سير العمل بسلاسة، مهارات تنظيم الجداول والموارد والأنشطة لضمان تنفيذ الأعمال في الوقت المحدد، القدرة على تنظيم الاجتماعات وتنسيقها مع الأطراف المعنية وضمان تحقيق الأهداف المرجوة، مهارات التعامل مع المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني بشكل مهني لتنظيم أولويات العمل، القدرة على إدارة المهام المتعددة في وقت واحد وتوزيعها بشكل فعال على الفريق لضمان الإنتاجية، القدرة على دعم الفرق المختلفة في أداء مهامهم وتوفير المساعدة اللازمة لتحقيق أهداف المؤسسة

المهام

إدارة وتنظيم الملفات والمستندات والاحتفاظ بنسخ احتياطية بشكل آمن لجميع المعلومات الخاصة بالشركة، استقبال المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني والتعامل مع الاستفسارات وتوجيهها للأقسام المعنية، ترتيب وتنظيم الاجتماعات والتأكد من تحضير كل ما يلزم من مواد اجتماعات وأجندات، تنظيم الجداول اليومية للمواعيد والتأكد من تنفيذ الأعمال في الوقت المحدد، تقديم الدعم الإداري للموظفين وتقديم المساعدة في تنسيق الأنشطة والمهام اليومية، إعداد التقارير الدورية عن سير الأعمال والإجراءات المتخذة داخل المكتب، التعامل مع الحالات الطارئة بشكل سريع وفعال لضمان استمرار العمل بدون تعطيل، إدارة المراسلات البريدية والفاكسات وتوزيعها على الأقسام المعنية بشكل دقيق، متابعة أنشطة المكتب اليومية والإشراف على سير العمل لضمان تحقيق الأهداف المحددة، تقديم الدعم الفني للمشاريع ومساعدة الموظفين في التنسيق بين الإدارات المختلفة