مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارات تنظيمية قوية لإدارة المواعيد والأنشطة اليومية بشكل دقيق وفعال، القدرة على إعداد تقارير دقيقة ومفصلة حول سير العمل داخل المكتب، مهارات تواصل شفهي وكتابي ممتازة للتفاعل مع الموظفين والعملاء بشكل مهنية، القدرة على العمل تحت ضغط والتعامل مع المهام المتعددة بكفاءة عالية، مهارات في التعامل مع التقنيات الحديثة وأدوات المكاتب مثل البريد الإلكتروني وأجهزة الكمبيوتر، القدرة على التعامل مع الطلبات العاجلة وتنفيذها بسرعة دون التأثير على جودة العمل، مهارات قوية في إدارة الملفات والمستندات وضمان تنظيمها بشكل مناسب للوصول إليها بسرعة، القدرة على الحفاظ على سريّة المعلومات والبيانات الحساسة في العمل، مهارات في التفاوض والتنسيق مع الأطراف الخارجية لتحقيق الأهداف المشتركة، القدرة على تقديم الدعم الإداري لكافة الأقسام داخل الشركة وضمان سير العمل بسلاسة

المهام

إدارة مواعيد المدير وتنسيق الاجتماعات مع الأطراف المعنية داخل الشركة وخارجها، تنظيم وحفظ الملفات والمستندات الإدارية بشكل مرن وسهل الوصول إليها عند الحاجة، متابعة البريد الوارد والصادر والتأكد من توجيه الرسائل إلى الأشخاص المعنيين بشكل سريع وفعّال، تجهيز وتنظيم الوثائق الضرورية للاجتماعات الداخلية والخارجية وضمان جاهزيتها في الوقت المناسب، تقديم الدعم الإداري اليومي للفريق التنفيذي وضمان سير العمل بشكل منتظم، التنسيق مع الموردين والعملاء لتنظيم الاجتماعات والاتفاقات التجارية بشكل فعال، إعداد تقارير دورية حول سير العمل ومستوى الأداء الإداري داخل الشركة، تقديم خدمات السكرتارية بشكل شامل لجميع الأقسام داخل الشركة لضمان سير العمل بشكل منظم، دعم الموظفين في تنفيذ المهام اليومية وتقديم المشورة بشأن الإجراءات والسياسات الداخلية، ضمان الالتزام بالمعايير الإدارية والتنظيمية في جميع أنشطة المكتب