مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على إدارة وتنسيق المواعيد والأنشطة اليومية بكفاءة عالية لضمان سير العمل بشكل منظم، مهارات التواصل الفعالة مع العملاء والزملاء والمراجعين للتأكد من تقديم المعلومات بدقة واحترافية، إجادة استخدام أدوات وبرامج المكتب مثل مايكروسوفت أوفيس وبرامج إدارة البريد الإلكتروني والتقويم، القدرة على التعامل مع المعلومات السرية والاحتفاظ بها بأعلى مستوى من الأمان، مهارات تنظيم الملفات وحفظ المستندات بشكل يمكن الوصول إليها بسهولة عند الحاجة، القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية واستقبال الزوار بطريقة لائقة ومهنية، مهارات كتابة التقارير والمراسلات الرسمية بطريقة واضحة ودقيقة، القدرة على العمل تحت الضغط وتحقيق الأهداف والمواعيد النهائية المحددة، مهارات في التنسيق وتنظيم الفعاليات والاجتماعات لضمان تقديم تجربة مهنية للموظفين والعملاء، الاهتمام بأدق التفاصيل لضمان عمل المكتب بشكل سلس ومنظم دون أي خلل أو تأخير

المهام

إدارة جدول الأعمال اليومي والتنسيق بين المواعيد والاجتماعات لضمان انسيابية سير العمل، تلقي المكالمات الهاتفية والإجابة على استفسارات العملاء بشكل سريع ومهني، تنظيم الملفات والوثائق بشكل فعال داخل المكتب لضمان سهولة الوصول إليها واستخدامها، كتابة التقارير والمراسلات والرد على البريد الإلكتروني الرسمي نيابة عن الإدارة، استقبال الزوار والضيوف وتقديم المساعدة اللازمة لهم بشكل محترف وودود، ترتيب الاجتماعات والفعاليات وتنظيم الموارد اللازمة لها من حيث المكان والوقت، توفير الدعم الإداري للأفراد المعنيين بتقديم التقارير وكتابة الملاحظات، التعامل مع التذاكر والطلبات الواردة بشكل منظم وفعال لضمان تحقيق الأهداف، توفير المعلومات الدقيقة للموظفين والإجابة على الاستفسارات الخاصة بالقضايا المكتبية، العمل مع فرق العمل المختلفة لضمان سير الأنشطة اليومية للمكتب بشكل سلس