مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على التعامل مع العملاء والرد على استفساراتهم بشكل احترافي وودود، مهارات تنظيم المواعيد والاجتماعات وتنسيق المواعيد مع الأقسام المختلفة، القدرة على استخدام برامج الحاسوب المتنوعة مثل Microsoft Office لتنظيم العمل بكفاءة، مهارات عالية في تنظيم المستندات والملفات وتسهيل الوصول إليها عند الحاجة، القدرة على إدارة المكالمات الهاتفية وتوجيهها بشكل مناسب للموظفين المعنيين، مهارات في التعامل مع المواقف الطارئة والرد عليها بسرعة وحكمة، القدرة على تقديم الدعم الإداري للأقسام المختلفة لضمان سير العمل بشكل منتظم، مهارات التواصل الفعالة مع جميع الموظفين والزوار لتوفير تجربة مريحة وسلسة، القدرة على المحافظة على بيئة نظيفة ومرتبة في مكان الاستقبال لتوفير راحة الزوار، مهارات في التنسيق بين الفرق المختلفة لضمان تنفيذ المهام بسلاسة وفعالية

المهام

استقبال الزوار والضيوف بطريقة احترافية وتوجيههم إلى الأماكن المناسبة داخل الشركة، تنظيم الجدول الزمني للمواعيد والاجتماعات وتحديثه بشكل دوري لضمان دقته، الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها إلى الأقسام المختصة بطريقة منظمة، استقبال الاستفسارات من العملاء والموظفين والرد عليها بسرعة وبطريقة واضحة، متابعة وتنظيم البريد الوارد والصادر بطريقة احترافية لضمان عدم تأخر الأعمال، تنظيم واستلام الطرود والمراسلات وتوزيعها على المعنيين بشكل دقيق، مساعدة الزوار في العثور على أماكن الاجتماعات أو الأقسام المعنية بسهولة وراحة، تقديم الدعم الإداري للمكتب بما في ذلك تنظيم الملفات والوثائق بطريقة فعالة، تقديم تقارير يومية للإدارة عن الأنشطة والمواعيد والتحديثات، المحافظة على النظام داخل منطقة الاستقبال وتقديم حلول سريعة لأي مشاكل قد تطرأ