مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على إدارة وتنظيم الأعمال المكتبية والمهام اليومية بطريقة فعّالة ومنظمة، مهارات في التعامل مع الأجهزة المكتبية والبرمجيات الحديثة بما في ذلك برامج الأوفيس وأنظمة إدارة البيانات، القدرة على التواصل بشكل فعال مع الزملاء والعملاء لإتمام المهام بشكل سلس، مهارات في تنظيم الوقت وضبط الأولويات لتحقيق أقصى استفادة من الوقت المتاح وإنجاز المهام في الوقت المحدد، القدرة على حل المشكلات المكتبية بشكل سريع وفعّال والقيام بالإجراءات اللازمة لتفادي أي تأخير في سير العمل، مهارات كتابة التقارير والمراسلات بطريقة احترافية مع الحرص على دقة التفاصيل، القدرة على إعداد الجداول الزمنية وتنظيم المواعيد بشكل فعّال لدعم سير العمل بكفاءة، مهارات العمل الجماعي والقدرة على التعاون مع الزملاء في بيئة العمل لتحقيق الأهداف المشتركة، القدرة على التعامل مع استفسارات العملاء والرد عليها بسرعة ودقة، مهارات في إدارة البيانات وتنظيم الملفات بحيث تكون المعلومات متاحة بسرعة وسهولة عند الحاجة إليها

المهام

إدارة وتنظيم الأعمال المكتبية والقيام بترتيب المواعيد والاجتماعات بشكل دوري ومتناسق، إعداد التقارير والمراسلات المختلفة والتأكد من دقتها وتنسيقها بشكل مناسب، التعامل مع المكالمات الهاتفية والاستفسارات الواردة وتوجيهها إلى المعنيين بشكل صحيح، متابعة وحفظ السجلات والملفات بطريقة منظمة لضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة، التعاون مع الفرق المختلفة في تنظيم الأنشطة وتوزيع المهام على أعضاء الفريق بشكل فعال، مراقبة المخزون المكتبي والقيام بإجراءات الطلبات والشراء عند الحاجة لمستلزمات العمل، التعامل مع عملاء المؤسسة وتقديم الدعم الإداري لهم بكل احترافية، تنظيم الاجتماعات وتنسيق المواعيد بين الأقسام المختلفة لضمان سير العمل بانتظام، إعداد وتنظيم الفواتير والمستندات المالية وضمان دقتها في التسليم والتوثيق، المساهمة في تطوير وتحسين العمليات الإدارية في المكتب لزيادة الكفاءة العامة للعمل