مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على إدارة الوثائق والمراسلات بطريقة منظمة ودقيقة لضمان سير العمل بشكل فعال، مهارات التواصل الفعالة للتعامل مع مختلف الجنسيات والعملاء في بيئة دولية، المعرفة العميقة بالأنظمة والقوانين الدبلوماسية للعمل ضمن إطار القوانين المحلية والدولية، القدرة على تنظيم الاجتماعات والمناسبات الدبلوماسية بشكل محترف ومتقن، مهارات الإدارة والتنظيم للحفاظ على سير العمل بشكل منتظم وفعال، القدرة على تحليل المشاكل واتخاذ القرارات المناسبة لتفادي أي تأثير سلبي على العمل، مهارات استخدام التكنولوجيا والأنظمة الإلكترونية لإدارة الوثائق والمراسلات بشكل فعال، القدرة على العمل تحت الضغط والحفاظ على مستوى عالٍ من الأداء في أوقات الطوارئ، معرفة واسعة بالإجراءات الأمنية والتعامل مع المواقف الحساسة بطريقة دبلوماسية، مهارات التفاوض والتعامل مع القضايا المختلفة بكفاءة وسرعة لضمان سير العمل بسلاسة

المهام

إعداد وتنظيم الاجتماعات والفعاليات الخاصة بالسفارة بطريقة احترافية ومنظمة، تنسيق المراسلات والوثائق مع الجهات الحكومية والخاصة لضمان تنظيم كافة الإجراءات اللازمة، متابعة طلبات التأشيرات والتصاريح الخاصة بالأفراد والعمل على إتمامها في أسرع وقت ممكن، إدارة بيانات الموظفين والسجلات الخاصة بهم لضمان تحديث المعلومات بشكل دوري، توفير الدعم اللوجستي والعملي للموظفين العاملين في السفارة وفقًا لمتطلبات العمل، الحفاظ على الترتيبات الأمنية الخاصة بالسفارة وضمان تنفيذها بشكل مستمر، التعامل مع الشكاوى والاستفسارات الخاصة بالمواطنين والمقيمين بشكل دبلوماسي وفعال، تنظيم وتنفيذ الأنشطة الاجتماعية والثقافية الخاصة بالسفارة لتعزيز العلاقات بين الدول، الإشراف على الوثائق الحساسة والسرية والتأكد من التعامل معها وفقًا للأنظمة الأمنية، التنسيق مع الأجهزة الأمنية المحلية لضمان الحماية الكاملة للسفارة والمرافق التابعة لها