مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على تنظيم وإدارة الملفات والمستندات الإدارية بشكل فعال داخل المكتب، مهارات في التواصل مع الزملاء والعملاء لضمان تنفيذ المهام الإدارية بكفاءة وسرعة، مهارات في استخدام تطبيقات البرمجيات المكتبية مثل Microsoft Office لتنظيم الأعمال اليومية، القدرة على إدارة المراسلات الداخلية والخارجية وتنظيم المواعيد واللقاءات بشكل مناسب، مهارات في التعامل مع المكالمات الهاتفية والتفاعل مع العملاء بشكل محترف، القدرة على ترتيب وتنظيم الاجتماعات وتوفير المواد والوثائق اللازمة لها، مهارات في ترتيب وحفظ الملفات والوثائق بشكل مرتب وسهل الوصول إليها عند الحاجة، القدرة على العمل تحت الضغط وتلبية متطلبات الإدارة في الوقت المحدد، مهارات في إدارة الوقت وتنظيم الأنشطة اليومية والمهام المتعددة في بيئة العمل، القدرة على تقديم الدعم الإداري واللوجستي لفريق العمل لضمان سير العمل بكفاءة وفعالية

المهام

إدارة وتنظيم جميع الملفات والمستندات الإدارية بشكل دقيق ومنظم لضمان سهولة الوصول إليها في المستقبل، متابعة تنظيم المواعيد واللقاءات الداخلية والخارجية لضمان انسيابية العمل الإداري بشكل متواصل، إجراء الاتصالات الهاتفية مع العملاء والموظفين وتوفير الدعم الإداري المطلوب لتنفيذ المهام اليومية، إعداد المواد والوثائق اللازمة لاجتماعات الإدارة وتوزيعها على الأطراف المعنية قبل المواعيد المحددة، التنسيق مع الأقسام الأخرى داخل الشركة لضمان تنفيذ المهام الإدارية بشكل فعال ودون تأخير، متابعة العمليات اليومية في المكتب وتقديم الدعم الإداري للموظفين والزملاء لتحقيق الأهداف المشتركة، مساعدة الإدارة في تخطيط وتنظيم المشاريع الإدارية الكبيرة وإعداد الجداول الزمنية اللازمة لها، تقديم الدعم الإداري في عمليات الاستقبال والتوجيه للأفراد داخل المكتب، تنظيم وحفظ البريد الإلكتروني والرسائل الإدارية بشكل مرتب ومنظم لمراجعتها في المستقبل، دعم الإدارة في تنفيذ الإجراءات الداخلية وتحسين كفاءة العمل الإداري داخل المكتب