مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على إدارة المهام المكتبية بشكل منظم وفعال لضمان سير العمل بسلاسة، مهارات تواصل شفهية وكتابية قوية للتفاعل مع الزملاء والعملاء بشكل مهني، القدرة على التعامل مع برامج الكمبيوتر مثل Microsoft Office لإتمام المهام اليومية، مهارات تنظيمية عالية لتنسيق الجداول والمهام المكتبية وضمان مواعيد العمل المحددة، القدرة على التعامل مع الاستفسارات والمشاكل بشكل سريع وفعال، مهارات في التنسيق بين الفرق المختلفة لتحقيق الأهداف المشتركة، القدرة على متابعة وإدارة الوثائق الرسمية وحفظ السجلات بشكل دقيق، مهارات اتخاذ القرارات السريعة والمبنية على تحليلات دقيقة في الحالات الطارئة، القدرة على التعامل مع ضغوط العمل وإتمام المهام في الوقت المحدد، مهارات العمل الجماعي والتعاون مع الزملاء لتحقيق أهداف الفريق بشكل فعال

المهام

إدارة الأعمال المكتبية اليومية مثل ترتيب الاجتماعات وتنظيم الملفات والوثائق بشكل دوري، الرد على المكالمات الهاتفية والإجابة على الاستفسارات المتعلقة بالعمل، تنظيم وإعداد تقارير شهرية وشهادات إدارية لأعضاء الفريق والمديرين، متابعة البريد الإلكتروني وتنظيم الرسائل وترتيب الأولويات بشكل فعال، تنسيق الجداول اليومية والفترات الزمنية المحددة للأنشطة المختلفة في الفريق، تنظيم الوثائق الرسمية بما يتماشى مع السياسات الإدارية والاحتفاظ بها في مكان آمن، إدارة المخزون المكتبي والتأكد من توفير جميع الأدوات والمواد اللازمة للعمل، تنسيق بين الأقسام المختلفة داخل المنظمة لضمان سير العمل بسلاسة، الإشراف على عملية استلام وتوزيع البريد والمراسلات على الموظفين المعنيين، متابعة الاجتماعات وتوثيق مخرجاتها وتوزيع المحاضر على الأعضاء المعنيين