مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على إدارة الأعمال المكتبية بفعالية عالية وتنظيم مهام متعددة في نفس الوقت، مهارات في استخدام برامج الأوفيس مثل Word و Excel لإعداد التقارير والمراسلات بشكل دقيق، القدرة على التواصل الفعّال مع الطلاب والموظفين والإجابة على استفساراتهم بشكل مهني، مهارات تنظيمية لإدارة الوقت والموارد بفعالية لتحقيق الأهداف المحددة في المواعيد النهائية، القدرة على متابعة الشؤون الأكاديمية والإدارية لضمان سير العمل بشكل مستمر، مهارات تقديم الدعم اللوجستي في تنظيم الفعاليات الجامعية والأنشطة المختلفة، القدرة على تحضير التقارير الإدارية والمالية وفقًا للمعايير واللوائح الجامعية، مهارات التعامل مع الأزمات وحل المشاكل بسرعة وفعالية لضمان استمرارية العمل، القدرة على العمل ضمن فريق والتنسيق مع الأقسام المختلفة في الجامعة بشكل منظم، مهارات تنظيم المستندات والملفات لضمان الوصول إليها بسهولة ووفقًا للإجراءات المعتمدة في المؤسسة

المهام

إعداد وتنظيم الملفات والوثائق الأكاديمية والإدارية لضمان سهولة الوصول إليها في الوقت المحدد، متابعة سير العمل في الأقسام المختلفة والتأكد من أن جميع المهام تنفذ بكفاءة ووفقًا للجداول الزمنية، تقديم الدعم الفني والمساعدات للأعضاء الأكاديميين والإداريين في كافة الأمور المتعلقة بالجامعة، إعداد التقارير الإدارية والمالية حول الأنشطة والمشروعات الجامعية ومشاركتها مع الإدارة العليا، تنظيم وتنفيذ الفعاليات الأكاديمية والندوات والمؤتمرات الجامعية لضمان سير العمل بشكل سلس، التواصل مع الطلاب وأعضاء الهيئة التدريسية لتوفير الدعم في التقديم والاستفسارات الأكاديمية والإدارية، التعامل مع الأعمال المكتبية اليومية مثل الرد على المكالمات الهاتفية والمراسلات البريدية، متابعة التوريدات الجامعية والتأكد من توافر المواد اللوجستية اللازمة للمرافق الجامعية، إعداد جداول العمل الأسبوعية والشهرية للأقسام المختلفة وضمان تنفيذها بدقة، التأكد من التزام جميع الموظفين والطلاب بالسياسات والإجراءات الجامعية المعتمدة