مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على تنظيم الأنشطة اليومية في بيئة العمل بما يضمن سير العمل بكفاءة، مهارات إدارة الوقت لضمان إتمام المهام المتعددة في الوقت المحدد وبجودة عالية، القدرة على التواصل الفعّال مع مختلف الأقسام داخل المكتب لتحقيق التنسيق المطلوب، مهارات الكتابة والتنظيم لإعداد التقارير والمراسلات الرسمية بشكل دقيق وواضح، القدرة على التعامل مع مختلف أنواع الوثائق الرسمية وتحديثها بشكل دوري، مهارات التعامل مع البرمجيات المكتبية وبرامج إدارة الأعمال بشكل فعّال، القدرة على حل المشكلات الطارئة والعمل تحت ضغط لتحقيق أهداف المكتب، مهارات القيادة والتوجيه لضمان التوجيه السليم للموظفين الجدد والتأكد من تدريبهم بكفاءة، القدرة على تقديم الدعم الإداري والتنفيذي للأقسام الأخرى داخل المكتب بشكل فعال، مهارات التفاوض والتعامل مع العملاء أو الأطراف الأخرى بشكل محترف ومرن

المهام

إعداد وتنظيم الجدول الزمني للاجتماعات والمواعيد داخل المكتب لضمان سير العمل بسلاسة، التنسيق بين الأقسام المختلفة لضمان تبادل المعلومات والعمل المشترك بشكل فعّال، إدارة الوثائق والمراسلات الداخلية والخارجية والتأكد من تنظيمها بشكل صحيح، تقديم الدعم الإداري للموظفين وضمان توفر جميع الموارد اللازمة لهم للعمل بشكل مريح، مراجعة الوثائق القانونية والإدارية وضمان صحتها وتنظيمها وفقاً للسياسات المعتمدة، التواصل مع العملاء والشركاء الخارجيين لترتيب الاجتماعات وتنظيم التواصل المهني بينهم، تقديم التوجيه والإرشاد للموظفين الجدد وتدريبهم على الأنظمة الداخلية للمكتب، التعامل مع المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني وتنظيم المراسلات بشكل دقيق، متابعة تقدم المشاريع الداخلية وضمان تنفيذ المهام وفقاً للجداول الزمنية المحددة، تقديم تقارير يومية وشهرية عن سير العمل وتقدم الأهداف داخل المكتب