مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

إدارة الوقت بفعالية لتنظيم الأعمال اليومية وضمان إتمام المهام في الوقت المحدد، مهارات تنظيمية قوية لتنسيق الأنشطة الإدارية والإشراف على سير العمل اليومي، القدرة على التعامل مع المستندات والملفات بشكل منظم ودقيق، القدرة على استخدام تطبيقات الكمبيوتر المكتبية مثل Microsoft Office لإتمام الأعمال اليومية، مهارات التواصل الفعالة مع الزملاء والعملاء لضمان سير العمل بسلاسة، القدرة على التعامل مع مسائل إدارية متنوعة بما في ذلك المراسلات وتنظيم الاجتماعات، القدرة على التعامل مع التقارير المالية والإدارية ومراجعتها بشكل دقيق، مهارات حل المشكلات التي تطرأ أثناء العمل الإداري واتخاذ القرارات المناسبة بسرعة، القدرة على إدارة جداول العمل وترتيب الأولويات بناءً على أهمية المهام، مهارات الحفاظ على سرية المعلومات وحمايتها من التسريب والاطلاع غير المصرح به.

المهام

تنظيم المواعيد والاجتماعات لجميع أفراد الفريق وضمان التزام الجميع بالمواعيد المحددة، إدارة المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني وتوزيع المهام حسب الأولويات، إعداد تقارير دورية عن سير العمل وحالة المشاريع الحالية داخل الفريق، التعامل مع جميع الأعمال المكتبية مثل الأرشفة والتنظيم بشكل يضمن سهولة الوصول للمعلومات، تنسيق التواصل بين الأقسام المختلفة داخل الشركة وتقديم الدعم المطلوب لهم، متابعة الطلبات الإدارية والتأكد من تنفيذها وفقًا للمعايير المحددة، تنظيم ملفات المستندات وحفظ البيانات بشكل آمن ومنظم لضمان الوصول السريع إليها عند الحاجة، التواصل مع الموردين والمقاولين لتنسيق الأعمال اللوجستية والإدارية، التعامل مع التقارير المالية الخاصة بالفريق وإعداد التقارير الشهرية اللازمة، العمل على تحديث قواعد البيانات الخاصة بالشركة لضمان الحفاظ على المعلومات دقيقة ومحدثة.