مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على تنظيم وإدارة المكاتب والملفات بشكل دقيق ومرتب وفقًا للمعايير المعتمدة، مهارات قوية في استخدام برامج المكتب مثل Microsoft Office و Google Suite لإدارة المراسلات والمستندات، القدرة على إجراء الفحوصات الروتينية للأعمال المكتبية اليومية مثل استلام البريد وتنظيم الاجتماعات، مهارات في إدارة الوقت وتحديد الأولويات لضمان تنفيذ المهام بفعالية وبدون تأخير، القدرة على التواصل بفعالية مع الزملاء والعملاء من خلال البريد الإلكتروني والهاتف، الفهم العميق لاحتياجات الإدارات المختلفة والعمل على تقديم الدعم اللوجستي المطلوب في الوقت المحدد، القدرة على إعداد التقارير والعروض التقديمية بشكل احترافي ومرتب، مهارات في تنظيم السفر وحجوزات الرحلات للموظفين وتنسيق الجداول الزمنية لهم، القدرة على التعامل مع المسائل المالية والإدارية بشكل دقيق وفعال لضمان سير العمل بسلاسة، مهارات قوية في التنسيق بين فرق العمل والإدارات المختلفة لضمان تحقيق الأهداف الإدارية المطلوبة

المهام

إعداد وتنظيم الملفات والمستندات الخاصة بالعملاء والموظفين بشكل يسهل الوصول إليها، إدارة البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والتأكد من أن جميع الرسائل تتم معالجتها في الوقت المحدد، ترتيب الاجتماعات والفعاليات المهمة وتنسيق الجداول الزمنية للموظفين بشكل دقيق، إدارة السفر والرحلات الخاصة بالموظفين وتنسيق الحجوزات المتعلقة بالفنادق والطيران، تقديم الدعم الإداري اللازم للفرق المختلفة في الشركة لضمان سير العمل بانتظام، إعداد التقارير الشهرية والسنوية وتحليل البيانات لضمان دقة التقارير الواردة، متابعة المعاملات المالية والإدارية وضمان دقة الفواتير والمستندات المتعلقة بها، التواصل مع الموردين والعملاء لضمان تنفيذ الطلبات في الوقت المحدد وبجودة عالية، تنظيم الوثائق الخاصة بالشركة والتأكد من حفظها بشكل آمن ومرتب، متابعة تنفيذ الإجراءات الإدارية الداخلية وتقديم تقارير حول سير العمل الداخلي بشكل دوري