مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

المهارات التنظيمية المتقدمة لإدارة المكاتب وتنظيم جداول الأعمال الخاصة بالمديرين والموظفين، مهارات تواصل قوية مع العملاء والموظفين لضمان سير العمل بشكل منظم وفعال، القدرة على الكتابة بسرعة ودقة وتحرير المراسلات والوثائق المتعلقة بالعمل، معرفة جيدة ببرامج الكمبيوتر المكتبية مثل Microsoft Office والبرامج المستخدمة في إدارة المكاتب، القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية وتنظيم الرسائل والرد على الاستفسارات بشكل مهني، مهارات ترتيب المواعيد والفعاليات مع الحفاظ على الترتيبات اللازمة والوقت المحدد، القدرة على تنظيم الملفات الإلكترونية والمستندات الورقية بشكل دقيق يسهل الوصول إليها عند الحاجة، إدارة التواصل بين المديرين والأقسام المختلفة داخل الشركة بشكل فعال، القدرة على العمل تحت ضغط وتحقيق الأهداف المحددة في الوقت المحدد، الاهتمام بالتفاصيل لتجنب أي أخطاء في الوثائق أو التواصل داخل المكتب

المهام

إدارة وتنظيم مواعيد المدير وتنظيم جميع المراسلات الخاصة به لضمان سير العمل بسلاسة، استقبال المكالمات الهاتفية وتوجيهها للأشخاص المعنيين بدقة وسرعة، إعداد وكتابة التقارير والمراسلات الإدارية المتعلقة بأعمال المكتب بشكل منظم، ترتيب الاجتماعات والفعاليات والقيام بالتنسيق مع الأطراف المعنية وفقًا للجدول الزمني المحدد، تنظيم وحفظ الملفات والوثائق الخاصة بالعمل بشكل يسهل الوصول إليها عند الحاجة، التواصل مع الزوار والعملاء وتقديم الدعم الإداري لهم بشكل احترافي، تنظيم الطرود البريدية والفواتير الخاصة بالعملاء ومتابعتها للتأكد من وصولها في الوقت المحدد، تقديم المساعدة في تنسيق المشاريع والمهام الخاصة بالفريق التنفيذي، إعداد وتنظيم تقارير دورية لمراجعة الأعمال والإجراءات الإدارية المتعلقة بالمكتب، متابعة الأعمال اليومية للمكتب وضمان الالتزام بالسياسات والإجراءات الداخلية للشركة