مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على التعامل مع المراسلات الإدارية بكفاءة وتنظيم المواعيد والملفات بشكل فعال، مهارات تنظيمية قوية لضمان سير العمل بشكل منظم وفعال مع الحد الأدنى من الأخطاء، مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة للتفاعل مع الزملاء والعملاء بشكل مهني، معرفة جيدة بأنظمة الكمبيوتر وبرامج المكتب مثل Word وExcel وOutlook، القدرة على إجراء الأبحاث والبحث عن المعلومات الضرورية لتلبية احتياجات العمل، القدرة على ترتيب الأولويات والتعامل مع المهام المتعددة في بيئة عمل سريعة الوتيرة، مهارات قوية في إدارة الوقت لضمان إتمام المهام في مواعيدها المحددة، مرونة في العمل تحت الضغط وتحمل المسؤوليات الكبيرة أثناء الأوقات الحرجة، القدرة على التعامل مع المشكلات بشكل سريع وفعال لحل القضايا اليومية بكفاءة، مهارات في كتابة التقارير وتوثيق البيانات بدقة لسهولة الرجوع إليها عند الحاجة

المهام

تنظيم مواعيد الاجتماعات والتأكد من جاهزية كافة المستندات اللازمة لكل اجتماع مهم، تنسيق المراسلات الإدارية والتأكد من وصولها للأشخاص المعنيين في الوقت المناسب، متابعة سير العمل في المكتب وتحديد المشكلات المحتملة والعمل على حلها بسرعة، الرد على المكالمات الهاتفية والرسائل الإلكترونية بشكل مهني وفعال للرد على استفسارات الزبائن والزملاء، إعداد وتنظيم الملفات الإلكترونية والورقية بشكل يسمح بالوصول السريع للمعلومات المطلوبة، مراقبة الجداول الزمنية للموظفين وضمان التنسيق الجيد بين الفرق المختلفة داخل المؤسسة، تنسيق الأنشطة الخاصة بالشركة مثل الفعاليات والمناسبات والاجتماعات الكبرى، التعامل مع تقارير الميزانية والنفقات والتأكد من دقتها ورفعها في الوقت المحدد، إدارة الموارد المكتبية مثل الطابعات والفاكسات لضمان توافر الأدوات اللازمة للموظفين، تقديم الدعم الإداري لفريق العمل وتوزيع المهام والموارد بين الموظفين بما يتناسب مع أهداف العمل