مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارات التعامل مع الزوار وتقديم المساعدة والإجابة على استفساراتهم بشكل مهني وودود، القدرة على استخدام أنظمة الحاسوب لتسجيل البيانات وتنظيم المواعيد بدقة، مهارات التواصل الفعال مع فريق العمل والتنسيق بين الأقسام المختلفة لضمان سير العمل، القدرة على التعامل مع المواقف الطارئة وضبط الأعصاب تحت الضغط، فهم عميق لسياسات الأمن والسلامة الخاصة بالمؤسسة وتطبيقها بشكل دقيق، القدرة على الحفاظ على بيئة عمل مرتبة ومنظمة والتأكد من تسهيل الوصول للمناطق المختلفة، مهارات حل المشكلات بشكل سريع وفعال وتحقيق أقصى استفادة من الوقت المتاح، المرونة في العمل ضمن فترات عمل مختلفة وساعات غير تقليدية، مهارات تنظيمية عالية للتأكد من معالجة المهام في الوقت المحدد بكفاءة، القدرة على التعامل مع أنظمة الهاتف والبريد الإلكتروني وتوجيه المكالمات والرسائل بشكل صحيح

المهام

القيام بإدارة استقبال الزوار وتوجيههم إلى الأماكن المطلوبة داخل المنشأة بشكل مهني وودود، إجراء عمليات تسجيل الزوار في النظام والتحقق من المعلومات المقدمة بدقة، الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى الأقسام المعنية أو التعامل معها وفقًا للمتطلبات، إدارة المراسلات اليومية الواردة من مختلف الأقسام والعمل على تنظيمها بطريقة فعالة، متابعة جداول مواعيد الاجتماعات وضمان حضور الأطراف المعنية في الوقت المحدد، التنسيق مع فرق العمل الداخلية لضمان سير العمل في الإدارات المختلفة بشكل متكامل، الحفاظ على بيئة العمل منظمة ومريحة للزوار والموظفين، تقديم المساعدة في التنقل داخل المنشأة للمراجعين والزوار الذين يحتاجون إلى الإرشادات، ضمان تنفيذ إجراءات الأمن والسلامة بشكل دقيق وعدم السماح لأي شخص بدخول المناطق المحظورة، التعامل مع أي مشكلات أو استفسارات غير متوقعة ورفع تقارير بها للإدارة عند الحاجة