مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على تنظيم وتنسيق الأعمال الإدارية داخل الجامعة والتأكد من سير العمل بسلاسة، مهارات في التعامل مع الوثائق الإدارية وتحديث السجلات الأكاديمية والإدارية بشكل دقيق، القدرة على التواصل الفعال مع الموظفين والأساتذة والطلاب لضمان سير العمل بشكل منظم، مهارات استخدام الكمبيوتر وبرامج الأوفيس بشكل متقدم لتسهيل الأعمال المكتبية المختلفة، القدرة على تنظيم الاجتماعات وتنظيم جداول المواعيد بشكل مرن ومتوافق مع احتياجات الموظفين، مهارات في إدارة البريد الإلكتروني والمراسلات الرسمية والتأكد من الوصول إلى الأطراف المعنية في الوقت المحدد، القدرة على تحليل البيانات الإدارية وتقديم تقارير مهنية إلى الإدارة العليا، مهارات في ترتيب وتنظيم الفعاليات الجامعية المختلفة مثل المؤتمرات والورش العلمية، القدرة على إدارة الملفات والوثائق الجامعية وحفظها بطريقة منظمة وآمنة، القدرة على مساعدة الفرق الأكاديمية والإدارية في إدارة مشاريع الجامعة المتنوعة بشكل فعال

المهام

إعداد وتنظيم المستندات والملفات الإدارية الخاصة بالجامعة والعمل على تحديثها بشكل دوري، تنسيق المواعيد والاجتماعات مع أعضاء هيئة التدريس والموظفين لضمان سير العمل بكفاءة، العمل على تنظيم وتنفيذ الفعاليات والمناسبات الجامعية مثل المؤتمرات وورش العمل الأكاديمية، معالجة المراسلات الإدارية والبريد الإلكتروني والتأكد من وصولها للأشخاص المعنيين بشكل سريع، مراقبة سير العمل الإداري وضمان عدم وجود أي مشكلات قد تؤثر على الأداء الجامعي، إدارة ملفات الطلاب والموظفين وضمان حفظها بشكل سليم وآمن وفقًا للأنظمة المعمول بها، إعداد التقارير الشهرية والإحصائيات المتعلقة بالأداء الإداري وتسليمها للإدارة العليا في الجامعة، مساعدة الإدارة الأكاديمية في تنظيم الجداول الدراسية والمواعيد الخاصة بالامتحانات، تقديم الدعم اللازم للأعضاء الأكاديميين والإداريين في أداء المهام الإدارية اليومية، التنسيق بين الأقسام الجامعية المختلفة لضمان تحقيق أهداف المؤسسة الأكاديمية بفعالية