مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على تنظيم وإدارة الأعمال المكتبية بشكل فعال وبدون أخطاء، مهارات التواصل الكتابي والشفهي لكتابة التقارير والمراسلات الإدارية، القدرة على استخدام برامج الكمبيوتر المكتبية مثل Microsoft Office وغيرها من البرمجيات بشكل احترافي، مهارات في إدارة جداول الأعمال وتنظيم الاجتماعات والمواعيد بشكل منتظم، القدرة على التعامل مع البيانات والمعلومات وتحديثها وحفظها بطريقة منظمة وآمنة، مهارات في التعامل مع طلبات الموظفين وتنسيق الأعمال اليومية حسب الأولوية، القدرة على الحفاظ على السرية التامة في التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية، مهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات السريعة عند الحاجة إلى ذلك، القدرة على العمل ضمن فريق والتعاون مع مختلف الأقسام داخل المؤسسة، التنظيم الجيد لإجراءات العمل ومتابعتها لضمان سير العمل بشكل منظم وفعال

المهام

إدارة وتنظيم أعمال المكتب بشكل يومي وضمان تنفيذ المهام الإدارية المطلوبة في الوقت المحدد، إعداد وصياغة التقارير والمراسلات الإدارية ومتابعة تنفيذ القرارات المتخذة، تنسيق الاجتماعات والمواعيد بين الموظفين والمراجعين وضمان حضور الأطراف المعنية، استلام وترتيب الوثائق والمستندات الإدارية وحفظها بشكل منظم في الأرشيف، إدارة السجلات الإلكترونية والملفات الخاصة بالموظفين والمعاملات الإدارية، التعامل مع طلبات الموظفين والإجابة على استفساراتهم في الوقت المناسب، ضمان تحديث البيانات الخاصة بالأفراد والإدارات بشكل دوري ودقيق، مراقبة سير الأعمال الإدارية والتأكد من اتباع الأنظمة والإجراءات المعتمدة، التعامل مع الطوارئ والمشكلات الإدارية التي قد تطرأ وتقديم الحلول الفورية، التنسيق مع الأقسام الأخرى في المؤسسة لضمان تكامل العمل وتحقيق الأهداف المشتركة