مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

إدارة المكاتب وتنظيم الملفات بشكل دقيق لضمان سهولة الوصول إليها واستخدامها عند الحاجة، مهارات تنظيم الجدول الزمني للمدير وتنسيق المواعيد والالتزامات المختلفة، القدرة على التعامل مع المهام الكتابية مثل كتابة التقارير والمراسلات الرسمية بشكل احترافي، مهارات التواصل الفعالة مع الزملاء والعملاء لضمان سير العمل بشكل سلس ومرن، المعرفة في إدارة البريد الإلكتروني وتنسيق الرسائل بشكل مناسب وعصري، القدرة على استخدام برامج الكمبيوتر المكتبية مثل Microsoft Office لإنجاز المهام بكفاءة عالية، مهارات في ترتيب وتنظيم الاجتماعات والفعاليات بشكل يضمن سير الأمور بسلاسة، القدرة على التعامل مع الطلبات المختلفة بسرعة وكفاءة مع الحفاظ على احترافية العمل، مهارات متابعة ومراقبة المشاريع والأنشطة اليومية لضمان تنفيذها في الوقت المحدد، القدرة على إدارة الموارد المكتبية مثل الطابعات والمواد المكتبية وضمان توفرها في أي وقت

المهام

إدارة المراسلات الواردة والصادرة في المكتب بشكل فعال وضمان توجيهها للجهة المناسبة، تنظيم المواعيد والجدول الزمني للمدير وضمان تنسيق الاجتماعات والفعاليات بسلاسة، التعامل مع المكالمات الهاتفية والرد على استفسارات الزوار بشكل محترف ومهذب، التنسيق مع الأقسام الأخرى لتسهيل العمليات المكتبية وضمان سير العمل بكفاءة، إعداد التقارير والوثائق المكتبية وإدخال البيانات في الأنظمة الخاصة بالشركة بدقة وسرعة، العمل على تنظيم وحفظ الملفات والمستندات بشكل مناسب يسهل الوصول إليها عند الحاجة، التفاعل مع الزملاء والعملاء وتقديم الدعم الإداري اللازم لتحقيق الأهداف المشتركة، إعداد وتنظيم الاجتماعات وكتابة محاضر الاجتماع بشكل دقيق واحترافي، متابعة الأمور المالية مثل إعداد الفواتير أو طلبات الدفع لتسوية الحسابات المطلوبة، تقديم الدعم العام للإدارة والمساهمة في تحسين بيئة العمل من خلال تحسين العمليات المكتبية