مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارات في تنظيم المواعيد والجدولة بشكل دقيق وفعال لضمان سير العمل بسهولة، القدرة على تنسيق المراسلات الإدارية بين الأقسام المختلفة داخل المؤسسة، مهارات في إعداد التقارير والعروض التقديمية باستخدام برامج مثل PowerPoint وExcel، القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني بشكل احترافي وفي الوقت المحدد، مهارات في تنظيم الاجتماعات والفعاليات الإدارية وضمان توافر كافة المستلزمات اللازمة لها، القدرة على التعامل مع البيانات الحساسة بشكل سري ومهني وفقاً للسياسات الداخلية، مهارات في إدارة الوقت وتنظيم الأعمال اليومية بشكل يعزز من كفاءة الأداء، القدرة على العمل ضمن فريق والتعاون مع الزملاء لتحقيق الأهداف المشتركة، مهارات في إدارة المستندات والملفات الإلكترونية وتنظيمها بشكل يسهل الوصول إليها، القدرة على التفاعل مع العملاء والزوار بطريقة احترافية لضمان تجربة إيجابية لهم

المهام

تنظيم مواعيد الاجتماعات والمقابلات مع التنسيق مع مختلف الأقسام لتحقيق الانسيابية، إعداد التقارير الدورية والمراسلات الإدارية لضمان توافر المعلومات الدقيقة في الوقت المناسب، الرد على المكالمات الهاتفية والرد على الاستفسارات الإدارية بكفاءة واحترافية، تنظيم الفعاليات والاجتماعات والتأكد من تجهيز كافة المتطلبات الإدارية الخاصة بها، إعداد وصياغة المراسلات الرسمية مثل الخطابات والإيميلات لضمان التواصل الفعال مع كافة الأطراف المعنية، الحفاظ على تنظيم الملفات الورقية والإلكترونية وفقاً للمعايير الداخلية للمؤسسة، إدارة وتوزيع المهام الإدارية اليومية على الفريق بشكل منظم لتحقيق أعلى مستوى من الكفاءة، التنسيق مع الموردين والمقاولين للحصول على الخدمات المطلوبة في الوقت المحدد وبأفضل الأسعار، تقديم الدعم الإداري للمسؤولين والمساعدة في اتخاذ القرارات الإدارية الهامة، متابعة وتنظيم إجراءات الاستقبال والضيافة للعملاء والزوار لضمان تقديم خدمة مهنية ممتازة