مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على إدارة المكاتب وتنظيم العمل الإداري بكفاءة عالية لضمان سير العمل بسلاسة، مهارات التواصل الفعّال مع الموظفين والعملاء لضمان تدفق العمل بين الأقسام المختلفة، القدرة على تنظيم المواعيد والاجتماعات الداخلية والخارجية بشكل دقيق وفقًا لجدول الأعمال، مهارات في إعداد التقارير الإدارية والإجابة على استفسارات الإدارة العليا وتقديم الدعم اللازم لهم، القدرة على استخدام برامج الأوفيس والأدوات المكتبية المختلفة لتسهيل أداء المهام اليومية، مهارات التنظيم والإدارة لتنسيق وتوجيه الأعمال المكتبية بين الموظفين، القدرة على التعامل مع المهام المتعددة في وقت واحد مع الحفاظ على مستوى عالٍ من الأداء، القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية مع الحفاظ على سريتها وأمانها، مهارات إعداد وتنظيم الملفات والمستندات الإدارية بما يتوافق مع المعايير التنظيمية، القدرة على توجيه المهام والتنسيق بين فرق العمل لضمان تحقيق الأهداف المحددة في الوقت المحدد

المهام

تنظيم مواعيد الاجتماعات وإعداد التقارير اليومية والمراسلات الإدارية للمديرين بشكل دقيق، متابعة الأعمال المكتبية اليومية وضمان سير العمل الإداري بكفاءة ودقة عالية، تنظيم الملفات الإدارية ومتابعة حفظ الوثائق المرتبطة بالأعمال الخاصة بالموظفين والعملاء، التعامل مع استفسارات الإدارة العليا والرد على مكالماتهم أو رسائلهم بشكل احترافي، تنسيق الأنشطة والمناسبات المختلفة داخل المكتب وضمان تجهيز كافة الاحتياجات اللازمة، إجراء الترتيبات اللازمة للرحلات أو الاجتماعات الخاصة بالموظفين وتقديم الدعم اللازم لهم، تنظيم استلام وتسليم المستندات الهامة وضمان توثيق جميع الإجراءات بشكل دقيق، مساعدة الإدارات المختلفة في إعداد تقارير الأداء الشهرية وتحليل البيانات الخاصة بالأعمال المكتبية، تقديم الدعم الفني للمكاتب الإدارية وحل المشكلات المتعلقة بأعمال المكتب بشكل سريع وفعال، متابعة إجراءات العمل المكتبي وضمان تحديث السجلات الإدارية بشكل منتظم ودقيق