مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على إدارة وتنظيم الأنشطة المكتبية بشكل دقيق وفعال لتحقيق أعلى كفاءة، مهارات التواصل الممتازة مع الموظفين والزوار لضمان تقديم خدمة عملاء متميزة، القدرة على التعامل مع تقنيات الإدارة الحديثة مثل أنظمة إدارة البريد الإلكتروني وتقويم المواعيد، مهارات في تحليل البيانات وإعداد التقارير المكتبية لتسهيل عملية اتخاذ القرارات، القدرة على الإشراف على الموظفين وتوزيع المهام بكفاءة لضمان إنجاز الأعمال في الوقت المحدد، مهارات التنظيم والتخطيط لضمان تنفيذ المهام الإدارية وفقًا لأولويات العمل، القدرة على إدارة الوقت بشكل فعال لضمان إنجاز المهام المكتبية بأعلى مستوى من الجودة، مهارات التفاوض والتفاعل مع الموردين أو الشركاء التجاريين من أجل توفير احتياجات المكتب، القدرة على التعامل مع الظروف المتغيرة في المكتب وضمان سير العمل بكفاءة، مهارات مالية أساسية لإعداد الميزانية والمراقبة على النفقات المكتبية وفقًا للخطة المالية المحددة

المهام

إدارة ومتابعة الأعمال المكتبية اليومية لتسهيل سير العمل وتوزيع المهام بين الموظفين، التواصل مع الأقسام المختلفة لتنظيم المهام الداخلية وضمان التنسيق بين الجميع، متابعة الرسائل الإلكترونية والبريد الوارد والإجابة على الاستفسارات بشكل سريع وفعال، إدارة الجدول الزمني للمكتب وتنظيم المواعيد والتأكد من تنظيم الأنشطة اليومية، الإشراف على الموظفين وتوزيع المهام لضمان تحقيق الأهداف المكتبية في الوقت المحدد، إعداد تقارير دورية للمساعدة في اتخاذ القرارات الإدارية المهمة وفقًا للأهداف، متابعة حالة المستندات وتسجيلها وتصنيفها بدقة لضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة، الحفاظ على نظام الملفات والبيانات داخل المكتب وتحديثها بشكل مستمر، ترتيب وحجز المواعيد والاجتماعات مع العملاء أو الموردين لضمان سير العمل بشكل منظم، إدارة الميزانية الصغيرة للمكتب والتأكد من مراقبة النفقات بما يتماشى مع الموازنة المحددة