مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارات تنظيمية عالية لإدارة جميع جوانب المكتب وتنظيم الاجتماعات والتنسيق بين الأقسام بشكل فعال، القدرة على إدارة الوقت بشكل جيد وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية والمواعيد المحددة، مهارات التواصل الفعالة في التعامل مع الموظفين والعملاء والقدرة على نقل المعلومات بشكل واضح وفعال، القدرة على إدارة وتنظيم الوثائق والمستندات بشكل دقيق وحفظها في مكان آمن، القدرة على معالجة وتنسيق البريد الإلكتروني والاتصالات الهاتفية بشكل سريع واحترافي، مهارات في حل المشكلات واتخاذ القرارات السريعة لضمان استمرارية العمل بشكل سلس، القدرة على التنسيق بين الفرق المختلفة لضمان التنسيق الفعال والمستمر في بيئة العمل، مهارات إدارة المشاريع الصغيرة والمتوسطة لضمان إتمام المشاريع في الوقت المحدد وبأعلى مستوى من الكفاءة، القدرة على إدارة ميزانية المكتب والتأكد من أن جميع النفقات تحت السيطرة، مهارات قوية في استخدام البرمجيات المكتبية مثل Microsoft Office وأدوات التعاون الرقمية مثل البريد الإلكتروني والرسائل الفورية

المهام

إدارة المراسلات اليومية والتأكد من أن جميع الاتصالات تتم بشكل فعال وسريع، تنظيم الاجتماعات الداخلية والخارجية وضمان توافر جميع المواد والمعدات اللازمة للاجتماعات، متابعة جميع المواعيد والمواعيد النهائية وضمان الالتزام بها من قبل جميع الأطراف المعنية، التنسيق مع المديرين التنفيذيين والأقسام المختلفة لضمان سير العمل بشكل سلس ومتناغم، مراجعة وتنظيم المستندات والملفات والاحتفاظ بها بشكل دقيق وآمن لضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة، دعم فريق العمل في إعداد التقارير الإدارية والمراسلات الهامة بشكل دقيق وفعال، تحديد احتياجات المكتب اليومية وتقديم تقارير دقيقة بشأن المتطلبات أو الإصلاحات اللازمة، تنظيم وتوزيع الأعمال اليومية على الموظفين وضمان تنفيذ المهام حسب الأولوية، مراقبة أداء المكتب وتقديم حلول لتحسين الإنتاجية وكفاءة العمل بشكل عام، التأكد من أن جميع الوثائق والمستندات تلتزم بالمعايير القانونية والإدارية المعمول بها داخل المنظمة