مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على تنظيم وإدارة المكاتب بشكل فعال والحفاظ على بيئة عمل مرتبة ومنظمة، مهارات التواصل الفعالة للتفاعل مع العملاء والزوار بطريقة مهنية، القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية وتوجيهها للموظفين المعنيين بشكل سريع، مهارات الكتابة السريعة والدقيقة باستخدام برامج الحاسوب المختلفة، تنظيم جداول المواعيد والتأكد من التنسيق الجيد بين جميع الأطراف المعنية، القدرة على إدارة البريد الإلكتروني والرد على الرسائل بشكل احترافي، مهارات إعداد التقارير والمراسلات الكتابية والتنظيمية بكفاءة عالية، القدرة على العمل تحت الضغط وإتمام المهام بشكل فعال في الوقت المحدد، إدارة الملفات والمستندات الهامة بشكل منظم وسري، المرونة في التعامل مع التغيرات اليومية في مهام العمل واحتياجات المديرين التنفيذيين

المهام

إدارة وتنظيم المواعيد اليومية للمدير والتأكد من توافر كل المستلزمات اللازمة للعمل، التنسيق مع الأقسام المختلفة داخل المنشأة لضمان سير العمل بشكل سلس، الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها إلى الأقسام أو الأشخاص المعنيين، تقديم الدعم الإداري للمشاريع والفرق التنفيذية وضمان تنفيذ المهام في الوقت المحدد، إعداد وتنسيق الاجتماعات بما في ذلك إرسال الدعوات وتحضير المواد المطلوبة، تنظيم المستندات والملفات داخل المكتب وتحديثها بشكل دوري، الرد على رسائل البريد الإلكتروني والتأكد من معالجتها بسرعة وفعالية، مراقبة المخزون المكتبي والطلبات لتوفير المستلزمات الضرورية في الوقت المناسب، إعداد التقارير الإدارية والمالية وتقديمها للمدير المسؤول، تقديم الدعم اللوجستي للأحداث والاجتماعات الكبرى التي تتطلب إعدادات خاصة