مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على تنظيم المهام المكتبية بشكل فعال لضمان سير العمل بشكل منظم، مهارات التواصل الشفوي والكتابي لإيصال المعلومات بشكل واضح ودقيق للزملاء والعملاء، إتقان استخدام برامج الكمبيوتر الأساسية مثل برامج معالجة النصوص وجداول البيانات، القدرة على التعامل مع العملاء بشكل محترف وتقديم خدمة متميزة لجميع الزوار، مهارات في إدارة الملفات وتنسيق الوثائق المختلفة داخل المكتب بشكل منظم وفعال، القدرة على إعداد تقارير دورية حول تقدم العمل وإنجاز المهام المكتبية، مهارات العمل الجماعي والقدرة على التنسيق مع الفرق المختلفة لتحقيق الأهداف المشتركة، القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية والمراسلات الإلكترونية بشكل محترف وفعال، القدرة على التعامل مع المهام الطارئة والمتطلبات المفاجئة بكل هدوء واحترافية، القدرة على إدارة الوقت بفعالية وضمان إنجاز المهام ضمن الجداول الزمنية المحددة.

المهام

إدارة جميع المهام المكتبية اليومية مثل ترتيب المواعيد والمكالمات الهاتفية وتنظيم الاجتماعات، التواصل مع العملاء والموظفين لتنسيق الأنشطة وضمان سير العمل بشكل منظم، إعداد التقارير اليومية والأسبوعية للإدارة حول الأعمال المكتبية المنجزة، تنسيق المواعيد والاجتماعات مع مختلف الفرق والإدارات حسب الحاجة، التعامل مع البريد الإلكتروني والمراسلات الورقية والرد عليها بسرعة وفعالية، إدارة وتنظيم الملفات والوثائق الخاصة بالعمل وضمان حفظها بطريقة منظمة وآمنة، المساعدة في إعداد العروض التقديمية والمستندات التي يحتاجها الفريق، التعامل مع الطلبات الخاصة من الموظفين والعملاء وتنفيذها وفقًا لأولويات العمل، استقبال الزوار والعملاء وتوجيههم إلى الأقسام المناسبة، إدارة الأعمال المكتبية الطارئة مثل ترتيب الأمور الإدارية المفاجئة وتقديم المساعدة عند الحاجة.