مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارات تنظيمية عالية لتنظيم وتنسيق الجداول والمواعيد الخاصة بالمديرين والموظفين، القدرة على إدارة الوثائق والمراسلات بشكل فعال وباستخدام نظم الأرشفة المناسبة، القدرة على التعامل مع التكنولوجيا الحديثة في إدارة المكاتب واستخدام البرمجيات المكتبية بكفاءة، مهارات الاتصال الفعالة للتفاعل مع الزملاء والعملاء بشكل مهني، القدرة على العمل تحت الضغط مع الحفاظ على مستوى عالٍ من الدقة والتركيز، مهارات متعددة المهام لتنفيذ مهام متنوعة في نفس الوقت بشكل منظم وفعال، القدرة على إدارة الموارد المكتبية والموارد البشرية ضمن الجداول الزمنية المقررة، مهارات اتخاذ القرارات السريعة بناءً على المعلومات المتاحة في بيئة العمل، القدرة على التعامل مع المواقف الطارئة والتكيف مع متطلبات العمل المتغيرة بسرعة، مهارات التعاون والعمل الجماعي مع باقي الفرق في بيئة العمل المتنوعة

المهام

إعداد وتنظيم الاجتماعات الخاصة بالإدارة وتوزيع الملاحظات والقرارات بعد الاجتماع، إدارة المراسلات اليومية من بريد إلكتروني ورسائل واتصالات هاتفية وتوجيهها بشكل مناسب، تنسيق المواعيد وحجز السفر للمديرين والموظفين حسب الحاجة، إعداد التقارير والإحصائيات الشهرية والمساعدة في تحضير العروض التقديمية والمستندات الرسمية، مراقبة المخزون المكتبي وطلب اللوازم اللازمة لضمان سير العمل، تقديم الدعم الإداري للفرق المختلفة بما في ذلك ترتيب الوثائق وتنظيم الاجتماعات، تجهيز المحفوظات والملفات الإدارية لتكون في متناول الموظفين المعنيين في أي وقت، مراقبة الجداول الزمنية للموظفين وضمان إدارة الوقت بشكل فعال، التواصل مع العملاء والرد على استفساراتهم ومساعدتهم في احتياجاتهم اليومية، الحفاظ على السرية التامة للمعلومات الحساسة التي يتم التعامل معها داخل الإدارة