مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على إدارة الملفات والمستندات الإدارية بشكل منظم وفعال لضمان الوصول السريع إلى المعلومات، مهارات استخدام البرمجيات المكتبية مثل Microsoft Office لإعداد التقارير والمراسلات الإدارية، القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية والرد على الاستفسارات بطريقة مهنية وفعالة، مهارات التعامل مع الأفراد من مختلف الأقسام لتنسيق الأنشطة الإدارية وتنظيم الاجتماعات، القدرة على تنظيم وترتيب مواعيد الاجتماعات والفعاليات الخاصة بالمستشفى بشكل دقيق، مهارات تنسيق الجدولة الزمنية للأطباء والممرضين لضمان سير العمل بسلاسة، القدرة على إدارة الموارد البشرية مثل الحضور والانصراف والإجازات بطريقة فعالة، مهارات التواصل الكتابي والشفهي لضمان تسهيل التفاهم بين الموظفين والإدارة، القدرة على العمل تحت الضغط وتنظيم الأولويات في بيئة سريعة التغير، مهارات إعداد تقارير إدارية دقيقة عن سير العمل في المستشفى وتحليل بيانات الأداء بشكل دوري

المهام

إدارة وتنسيق الأعمال الإدارية داخل المستشفى وتنظيم الوثائق والمستندات المتعلقة بالموظفين والمرضى، استقبال المكالمات الهاتفية والرد على استفسارات الموظفين والمرضى بما يتماشى مع سياسات المستشفى، تنظيم المواعيد والاجتماعات للأطباء والإداريين والتأكد من عدم وجود تعارضات في الجداول، تنسيق جداول الحضور والانصراف للموظفين ومتابعة الإجازات الرسمية بشكل منتظم، تحديث قواعد البيانات الخاصة بالموظفين وإعداد التقارير الدورية عن الأنشطة الإدارية، تنسيق الأمور المالية المتعلقة بالفواتير والمشتريات الخاصة بالمستشفى مع الأقسام المعنية، إدارة البريد الإلكتروني والمراسلات الداخلية والخارجية والتأكد من الرد عليها في الوقت المناسب، التعامل مع شكاوى الموظفين والمرضى وتقديم الحلول المناسبة لهم بشكل سريع وفعّال، إعداد تقارير إدارية منتظمة عن سير العمل ورفعها إلى الإدارة العليا، التعاون مع الأقسام المختلفة لضمان سير العمل الإداري بسلاسة في المستشفى