مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارات التواصل الفعالة مع العملاء والزوار في بيئة عمل دبلوماسية، القدرة على التعامل مع الوثائق الإدارية وحفظها بشكل آمن وفقًا للمعايير الدولية، مهارات الترجمة الفورية والدقيقة بين اللغة العربية واللغات الأخرى بحسب الحاجة في السفارة، إتقان استخدام برامج الحاسوب المكتبية مثل Excel و Word في مهام العمل اليومية، القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية والرد على الاستفسارات الإدارية بشكل احترافي وسريع، مهارات التنسيق والتنظيم لضمان سير العمل بشكل منظم وفعال في قسم السفارة، القدرة على التعامل مع المهام المتعددة وضغط العمل في بيئة سريعة التغير، الحفاظ على سرية المعلومات والملفات الخاصة بالعملاء والموظفين بشكل صارم، مهارات الكتابة والتوثيق الإداري لضمان دقة البيانات وتقارير الأنشطة الداخلية، القدرة على العمل ضمن فريق والتعاون مع الأقسام المختلفة داخل السفارة لتحقيق أهداف العمل بشكل كفء

المهام

تنظيم واستقبال الزوار والموظفين في السفارة وتقديم الدعم الإداري لهم بطريقة مهذبة ومهنية، إدارة الملفات والوثائق الإدارية والتأكد من ترتيبها بشكل سليم وسهل الوصول إليها عند الحاجة، التواصل مع المؤسسات الخارجية والجمعيات لضمان التعاون الفعال بين السفارة والمجتمع المحلي، تقديم الدعم الفني والإداري للموظفين في السفارة في مختلف الأقسام والمهام اليومية، الرد على المكالمات الهاتفية والرسائل الإلكترونية والرد على الاستفسارات المتعلقة بالخدمات المقدمة، تنظيم وجدولة مواعيد الاجتماعات والفعاليات داخل السفارة لضمان سير الأعمال دون تأخير، إعداد التقارير الإدارية المتعلقة بأنشطة السفارة وتقديم الدعم في الاجتماعات الدبلوماسية، متابعة الأعمال اليومية لضمان الالتزام بالسياسات والأنظمة المعتمدة داخل السفارة، التنسيق مع السلطات المحلية والجهات الحكومية لضمان استمرارية التعاون الدبلوماسي السلس، توفير خدمات الدعم الإداري للعملاء الذين يحتاجون إلى مساعدة من السفارة بشكل سريع وفعال