مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

إدارة المكاتب وتنظيم الأعمال اليومية بطريقة فعالة لضمان سير العمل بسلاسة، القدرة على التعامل مع البرامج المكتبية المتخصصة مثل Microsoft Office وأدوات التعاون عن بعد، مهارات تواصل عالية للتفاعل مع الزملاء والإجابة على استفساراتهم بكل وضوح، القدرة على تنظيم الملفات والمستندات بطريقة منطقية وآمنة لتسهيل الوصول إليها عند الحاجة، القدرة على إدارة الاجتماعات وتنسيق المواعيد بما يتماشى مع جداول العمل المختلفة، إتقان مهارات الكتابة والتحرير لإنشاء التقارير والمراسلات المهنية بدقة وسرعة، قدرة على التعامل مع ضغوط العمل وتنظيم الوقت بشكل فعّال لإنجاز المهام الموكلة في الوقت المحدد، مهارات تحليلية لفهم المشاكل الإدارية واتخاذ القرارات المناسبة بناءً على المعطيات المتاحة، القدرة على التعامل مع بيئة العمل المتغيرة والمرونة في تنفيذ مهام جديدة، مهارات العمل الجماعي والتعاون مع مختلف الأقسام في المنظمة لتحقيق الأهداف المشتركة

المهام

إدارة وتنظيم المراسلات الإدارية بين الأقسام المختلفة داخل الشركة بما يضمن تسهيل التواصل، تنسيق الاجتماعات الإدارية وتحديد المواعيد المناسبة لجميع الأطراف المعنية لضمان التنفيذ الفعّال، تنظيم الأرشيف الإلكتروني والورقي لضمان سهولة الوصول إلى المعلومات والملفات عند الحاجة، متابعة الأعمال اليومية في المكاتب والتأكد من تنفيذ جميع المهام وفقًا للخطط الموضوعة، إعداد التقارير الإدارية والمراجعة الدقيقة للبيانات لضمان دقة المعلومات المدخلة، التنسيق مع الموردين والعملاء الخارجيين لضمان تنفيذ التعاقدات والاتفاقيات بشكل سليم، تنظيم وترتيب الاجتماعات الأسبوعية أو الشهرية لفريق العمل ومتابعة تنفيذ التوجيهات والتعليمات، الإشراف على سير العمل في المكتب والتأكد من أن كل الأنظمة والإجراءات تسير بشكل صحيح وفعال، دعم الأقسام الأخرى في اتخاذ القرارات الإدارية المتعلقة بالموارد والمعدات، متابعة استلام وتسليم الوثائق والمستندات وإدارة عملية حفظها بشكل آمن وصحيح