مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارات التواصل الفعالة مع الزوار والعملاء لتقديم أفضل خدمة ممكنة، القدرة على التعامل مع مختلف أنظمة الحجز والبرمجيات المتخصصة في إدارة المواعيد، القدرة على إدارة المهام المتعددة بشكل فعال مع الحفاظ على التنظيم والترتيب في المكتب، مهارات العمل تحت الضغط والتعامل مع المواقف الطارئة بكفاءة وهدوء، القدرة على التعامل مع الاستفسارات الهاتفية وتنظيم المكالمات بشكل محترف، مهارات حل المشكلات وتحليل المتطلبات للعمل على توفير الحلول المناسبة للعملاء والزوار، القدرة على تنظيم المواعيد وجدولة الاجتماعات بين المديرين والعملاء، تقديم الدعم اللوجستي لفريق العمل لضمان سير العمل بكفاءة عالية، القدرة على إعداد وتوزيع الوثائق والمراسلات بطريقة منظمة ودقيقة، مهارات استخدام الأجهزة المكتبية مثل الفاكس والطابعات وأجهزة الكمبيوتر بشكل احترافي

المهام

استقبال الزوار والعملاء في المكتب وتوجيههم إلى القسم المختص داخل المنشأة بشكل لائق، الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها بشكل صحيح إلى القسم المعني وفقًا للطلبات، إدارة جدولة المواعيد والاجتماعات وتأكيد المواعيد مع العملاء وضمان الترتيب السليم، إجراء مهام إدارية متنوعة مثل تحضير البريد الإلكتروني والفاكسات والرسائل الموجهة، التعامل مع الاستفسارات اليومية من العملاء وتقديم الدعم اللازم لهم فيما يتعلق بالخدمات المقدمة، تنسيق الاجتماعات والمناسبات مع الأطراف الخارجية والداخلية وتنظيم تفاصيلها بفعالية، إجراء الأعمال المكتبية الروتينية مثل إعداد التقارير والمراسلات الإدارية بانتظام، متابعة وحفظ الوثائق والملفات بطريقة منظمة لضمان الوصول إليها بسرعة عند الحاجة، تقديم الدعم الإداري للأقسام المختلفة في المؤسسة حسب الحاجة بما يتوافق مع مهام الوظيفة، الحفاظ على بيئة المكتب منظمة ومنسقة لضمان سير العمل بسلاسة طوال اليوم