مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على إدارة وتنظيم المكاتب بكفاءة عالية بما يتوافق مع المتطلبات الإدارية، مهارات استخدام برامج الكمبيوتر المختلفة مثل Word وExcel لإعداد التقارير والمستندات، القدرة على العمل ضمن فريق واتباع التوجيهات من المديرين والمشرفين، مهارات الاتصال الجيد مع الزملاء والعملاء عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني، القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية وتنظيم الاجتماعات للمسؤولين، مهارات التخطيط والتنظيم لضمان سير العمل بكفاءة ودون تأخير، معرفة بالأنظمة الإدارية الخاصة بالمكتب والإجراءات القانونية المتعلقة بالعمل، القدرة على التكيف مع بيئة العمل والتعامل مع الأعباء المتزايدة، التعامل مع الأنظمة المحاسبية وتسجيل المعاملات المالية بدقة، القدرة على متابعة الأعمال الإدارية والتأكد من إتمامها وفقًا للجدول الزمني المحدد

المهام

إدارة وتنظيم جداول الأعمال اليومية للمسؤولين والتأكد من تنفيذها بكفاءة، التعامل مع المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني الواردة وتوجيهها إلى الشخص المعني، إعداد تقارير يومية أو أسبوعية حول الأنشطة الإدارية التي تمت خلال الأسبوع، ترتيب وتنظيم الاجتماعات والاجتماعات التي يحتاجها الموظفون والإدارة العليا، متابعة الأعمال الإدارية والتأكد من أنه لا يوجد تأخير في إنجاز المهام، التعامل مع البريد الوارد والصادر وتنظيم الوثائق المهمة بالشكل الصحيح، تحديث الملفات الخاصة بالموظفين والأنظمة المتعلقة بهم مع الحفاظ على سرية المعلومات، التنسيق مع الأقسام الأخرى لضمان التفاعل السلس بين جميع الفرق في المكتب، توفير الدعم اللوجستي المطلوب لمساعدة الموظفين والإدارة في تنفيذ مهامهم اليومية، تقديم المساعدة في إعداد العروض التقديمية والمواد التسويقية للمسؤولين في المكتب