مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على التعامل مع مجموعة واسعة من المهام الإدارية والروتينية بكفاءة، مهارات تنظيمية عالية لضمان إدارة الوقت وتنفيذ المهام في المواعيد المحددة، القدرة على إدارة السجلات والملفات بشكل دقيق ومرتب، مهارات في استخدام البرمجيات المكتبية مثل مايكروسوفت أوفيس وإدخال البيانات بسرعة ودقة، القدرة على التنسيق بين مختلف الأقسام والعمل الجماعي لتحقيق أهداف المنظمة، مهارات تواصل قوية للتفاعل مع الموظفين والعملاء وتقديم الدعم المناسب، القدرة على إعداد التقارير والمراسلات الإدارية بشكل احترافي، مهارات في إدارة المكالمات الهاتفية والرد على استفسارات العملاء والموظفين بفعالية، القدرة على إجراء الاجتماعات الصغيرة وإعداد محاضر الاجتماعات وتوزيعها، القدرة على تحمل الضغط وتنظيم المهام المتعددة بشكل فعال ضمن بيئة العمل المكتبية

المهام

إعداد وتنظيم الملفات والسجلات الإدارية بشكل دقيق لضمان سهولة الوصول إليها في أي وقت، تنسيق الاجتماعات مع الموظفين والعملاء وتوفير الدعم اللازم لضمان سير العمل بشكل فعال، إدارة المراسلات البريدية الإلكترونية والورقية وإرسالها في الوقت المحدد، إعداد التقارير الإدارية الشهرية والسنوية وتوزيعها على المعنيين، استلام المكالمات الهاتفية وتحويلها إلى الأشخاص المعنيين بشكل فوري ودقيق، تقديم الدعم الإداري للمديرين والفريق التنفيذي من خلال تنظيم مواعيدهم وتنظيم الاجتماعات الخاصة بهم، الرد على الاستفسارات الإدارية من الموظفين والعملاء وتوفير الحلول المناسبة، متابعة طلبات الموظفين والعملاء وتوجيهها للأقسام المعنية، متابعة تنفيذ إجراءات العمل الداخلية لضمان الكفاءة التشغيلية للمكتب، تنظيم وتنفيذ المهام اليومية والمشاريع المكتبية وضمان الالتزام بالجداول الزمنية