مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على تقديم خدمة متميزة للعملاء والمراجعين ضمن بيئة دبلوماسية، مهارات تنظيمية عالية لإدارة مواعيد العملاء وتنسيق الجداول بطريقة فعالة، القدرة على استخدام تقنيات الحجز الحديثة لتسجيل مواعيد المراجعين بدقة، مهارات تواصل مع العملاء بثقة وحرفية وتقديم المعلومات بشكل دقيق وواضح، القدرة على التعامل مع مختلف الجنسيات والثقافات بمرونة واحترام، مهارات في التعامل مع الاستفسارات الإدارية وتنظيم المعلومات بدقة، القدرة على إدارة المواقف الطارئة والتصرف بسرعة وفعالية لضمان السلامة العامة، الالتزام بالقوانين والإجراءات المعمول بها في السفارة والعمل على ضمان تنفيذها بشكل كامل، القدرة على إدارة البيانات والمعلومات الحساسة بطريقة سرية وآمنة، مهارات متعددة في التعامل مع المواقف المعقدة وضمان تقديم حلول مرضية في الوقت المناسب

المهام

استقبال المراجعين والعملاء في السفارة وتوجيههم إلى الأماكن المناسبة حسب مواعيدهم، التنسيق مع الأقسام المختلفة في السفارة لضمان تقديم الخدمة في الوقت المحدد، الرد على استفسارات المراجعين والعملاء وتقديم المعلومات اللازمة بطريقة مهنية، التعامل مع المكالمات الهاتفية الواردة والرد على استفسارات العملاء بفعالية، متابعة مواعيد الزوار وتقديم إشعارات مسبقة للتأكيد على المواعيد القادمة، تنظيم وتوزيع البريد الحكومي والإداري بما يتناسب مع أولويات العمل في السفارة، مساعدة المراجعين في تقديم الطلبات والوثائق اللازمة لإنجاز معاملاتهم، التحقق من بيانات العملاء والمراجعين وضمان صحة الوثائق المقدمة لهم، متابعة القوانين والإجراءات الخاصة بالتأشيرات والتأكد من تطبيقها بدقة، تقديم تقرير يومي عن الأنشطة والإجراءات التي تمت داخل السفارة للإدارة