مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على التعامل مع الزوار بشكل مهني لضمان تقديم المعلومات بشكل صحيح، معرفة شاملة بالقوانين والإجراءات الدبلوماسية المعمول بها في السفارة، مهارات التواصل الفعالة مع الجهات الحكومية والأفراد المحليين والأجانب، القدرة على التعامل مع المواقف الطارئة بشكل هادئ ومحترف لضمان سلامة الموظفين والزوار، القدرة على فهم إجراءات تأشيرات السفر وتقديم الدعم المطلوب للمراجعين، التمكن من العمل في بيئة متعددة الثقافات وتقديم الخدمة بفعالية لجميع الجنسيات، الالتزام بكافة السياسات الداخلية للسفارة والحفاظ على مستوى عالٍ من السرية والخصوصية، القدرة على التنسيق مع الفرق المختلفة داخل السفارة لتحقيق الأهداف المشتركة، القدرة على إدارة المهام المتعددة وتنظيم الوقت بشكل فعال لضمان سير العمل بسلاسة، الاهتمام بأدق التفاصيل لضمان عدم حدوث أخطاء في الإجراءات الإدارية اليومية

المهام

التعامل مع الزوار وتقديم المعلومات الدقيقة لهم حول الخدمات التي تقدمها السفارة، التنسيق مع السفارات الأخرى والهيئات الحكومية لتنفيذ سياسات معينة، إدارة شؤون التأشيرات وجوازات السفر لضمان تسهيل إجراءات السفر، تقديم الدعم اللازم للمراجعين خلال عملية التقديم للحصول على تأشيرات الدخول، مراقبة الزيارات الرسمية والإشراف عليها وفقاً للإجراءات الأمنية المعتمدة، الحفاظ على التنظيم الداخلي للمكاتب والسجلات بشكل دقيق لضمان سرعة الوصول إليها، التواصل مع الهيئات الأمنية لضمان استيفاء جميع إجراءات الأمن والسلامة داخل السفارة، التنسيق مع الأقسام المختلفة داخل السفارة لضمان سير العمل بفعالية، تقديم الدعم اللوجستي في حالة الطوارئ وضمان تطبيق الخطط الطارئة المقررة، إدارة وتوثيق التقارير اليومية الخاصة بالأنشطة داخل السفارة بشكل دقيق ومستمر