مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارات في إدارة المكاتب والعمليات اليومية مثل ترتيب الاجتماعات والتنسيق بين الأقسام، القدرة على التعامل مع مكالمات الهاتف وتنظيم الرسائل الواردة والصادرة بشكل فعال، إلمام بأنظمة الحاسوب المختلفة وبرامج الأوفيس مثل Excel وWord لتنفيذ المهام اليومية بدقة، القدرة على التعامل مع البيانات وحفظ الملفات بطريقة منظمة وسهلة الاسترجاع عند الحاجة، مهارات في التعامل مع المراسلات البريدية والإلكترونية وإنشاء تقارير عمل مفصلة، القدرة على العمل تحت الضغط وتنظيم الوقت بشكل جيد للقيام بعدة مهام في وقت واحد، مهارات التواصل الفعالة مع الزملاء والعملاء لضمان انسيابية سير العمل داخل المكتب، القدرة على ترتيب وتنظيم الاجتماعات والفعاليات الخاصة بالمكتب بشكل دقيق، إلمام بتقنيات إدارة المشاريع الأساسية ومتابعة سير العمل لضمان تنفيذ المهام في الوقت المحدد، القدرة على التعلم السريع وتطوير المهارات الجديدة التي تساهم في تحسين العمل الإداري

المهام

إدارة المراسلات الواردة والصادرة داخل المكتب والتأكد من تسليمها للجهات المعنية بشكل سريع، تنسيق وتنظيم الاجتماعات والفعاليات الخاصة بالفريق أو الإدارة لضمان سير العمل بشكل فعال، التعامل مع طلبات الموظفين والزوار وتوجيههم إلى الشخص المناسب وفقًا للمتطلبات، متابعة سير العمل في المكتب وضمان تنفيذ المهام اليومية بفاعلية ودقة عالية، إعداد تقارير العمل اليومية والشهرية لمراجعتها من قبل الإدارة العليا، تنظيم الملفات والوثائق الخاصة بالشركة بشكل يضمن سهولة الوصول إليها عند الحاجة، متابعة تنفيذ المشاريع الإدارية والتأكد من تنفيذها وفقًا للجدول الزمني المعتمد، إدارة حجوزات السفر والانتقالات الخاصة بالموظفين ضمن السياسات المعتمدة، تقديم الدعم الإداري للموظفين في جميع الأقسام وتسهيل سير العمل بينهم، متابعة التوريدات والمشتريات الخاصة بالمكتب والتأكد من توفير كافة الاحتياجات المكتبية