مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارات التواصل الفعالة لاستقبال الزوار وتوجيههم بطريقة مهنية وواضحة، القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية والرد على الاستفسارات بشكل فعال، معرفة تامة بأنظمة الحجز وإدارة المواعيد لضمان تنظيم العمل بشكل دقيق، القدرة على التعامل مع برامج الكمبيوتر المكتبية بشكل محترف مثل Microsoft Office، مهارات التنسيق مع الأقسام المختلفة لضمان سير العمل بشكل منظم وسلس، القدرة على التعامل مع المشاكل الطارئة وحلها بسرعة وبدون التأثير على سير العمل، القدرة على استلام وتحويل الرسائل والمراسلات بشكل دقيق وآمن، مهارات العمل تحت الضغط لضمان تقديم الخدمة بكفاءة في جميع الأوقات، القدرة على تنظيم الملفات وتحديث سجلات الزوار بشكل دوري ودقيق، مهارات تقديم الدعم الإداري لفريق العمل وتسهيل التواصل بين الإدارات المختلفة

المهام

استقبال الزوار وتوجيههم إلى الأقسام المختلفة داخل المنشأة حسب احتياجاتهم، الرد على المكالمات الهاتفية وتقديم الاستفسارات المتعلقة بالمنتجات والخدمات المتاحة، تنظيم مواعيد الاجتماعات وتنسيق جداول العمل للأفراد ضمن الفرق الإدارية المختلفة، تجهيز كافة الوثائق والمراسلات اللازمة لتقديم الخدمة بشكل منظم ودقيق، استقبال وتوزيع البريد الداخلي والخارجي ضمن المنشأة بشكل سريع وآمن، متابعة تنظيم ملفات العملاء والاحتفاظ بها بطريقة منسقة وفقًا للسياسات المعتمدة، إعداد التقارير اليومية أو الأسبوعية التي تلخص الأنشطة المكتبية وتقارير المراجعة، متابعة الحضور والانصراف للموظفين وضمان تنظيم الإجراءات الإدارية ذات الصلة، ضمان تقديم خدمة عملاء متميزة في جميع الأوقات وتقديم الحلول الفعالة في الحالات الطارئة، تقديم الدعم للإدارة العليا في تنظيم الفعاليات أو الاجتماعات الخاصة بالشركة