مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على تنظيم الأعمال المكتبية وإدارة الملفات والمستندات بطريقة فعالة، مهارات الكتابة والتعامل مع المراسلات الرسمية والرد على الاستفسارات، مهارات استخدام الحاسوب وبرامج إدارة المكاتب مثل Word وExcel بكفاءة، القدرة على متابعة الأعمال اليومية والإشراف على تنفيذ المهام بشكل منظم، مهارات الاتصال الفعالة للتنسيق مع مختلف الأقسام وتسهيل العمل الجماعي، القدرة على إدارة وتنسيق الاجتماعات والفعاليات بشكل متميز، القدرة على إدارة الوقت بفعالية وترتيب الأولويات بما يتناسب مع احتياجات العمل، معرفة شاملة بإجراءات العمل المكتبي والإدارية لضمان سير العمل بكفاءة، القدرة على العمل تحت الضغط وحل المشكلات المكتبية بشكل سريع وفعال، مهارات التعامل مع المكالمات الهاتفية وتنظيم جدول الأعمال بكفاءة عالية

المهام

تنظيم وإدارة الأعمال المكتبية اليومية بما في ذلك الملفات والمستندات ذات الصلة، متابعة المراسلات الرسمية مع الأقسام المختلفة والعمل على توفير الردود المناسبة، التنسيق مع الفرق الداخلية لضمان سير العمل بسلاسة وتنظيم الاجتماعات والفعاليات الإدارية، ترتيب وتنظيم مواعيد الاجتماعات والمواعيد الإدارية مع المديرين التنفيذيين، متابعة البريد الإلكتروني والرد على الاستفسارات أو توجيهها إلى الأقسام المعنية، إعداد التقارير اليومية والأسبوعية حول سير العمل في المكتب وإطلاع الإدارة عليها، إعداد الوثائق الرسمية والعقود والإجراءات القانونية المتعلقة بالأنشطة الإدارية، تقديم المساعدة الفنية والإدارية للفريق وتنسيق المهام الخاصة بالإدارة، التعامل مع المكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى الأقسام المختلفة بدقة، متابعة حفظ الملفات بشكل منظم لضمان الوصول إليها بسهولة وسرعة عند الحاجة