مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على التعامل مع الزوار بلباقة وحرفية لضمان تجربة مريحة ومرنة، مهارات التواصل الفعالة للرد على استفسارات الزوار بطريقة ودية وواضحة، القدرة على إدارة المكالمات الهاتفية وتنظيم مواعيد الزوار بدقة عالية، مهارات استخدام برامج الكمبيوتر مثل Microsoft Office لإعداد التقارير وتنظيم المواعيد، القدرة على التعامل مع المواقف الطارئة والتصرف بشكل سريع وفعّال في أي وقت، القدرة على العمل ضمن فريق وتنظيم العمل بشكل جماعي لتحقيق الأهداف، مهارات إدارة الوقت لتنظيم المهام اليومية بكفاءة دون التأثير على سير العمل، قدرة على توجيه الزوار إلى الأماكن المختلفة داخل المنشأة بطريقة مهنية وسهلة، الحفاظ على مظهر مهني مرتب ومهارات تقديم أفضل خدمة للعملاء في كل الأوقات، القدرة على تقديم الدعم الإداري والتنسيق مع الأقسام الأخرى بما يضمن انسيابية العمل بشكل صحيح

المهام

استقبال الزوار والترحيب بهم وتوجيههم إلى الأقسام المعنية داخل المنشأة، الرد على استفسارات الزوار سواء عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني وتوفير إجابات دقيقة، تنظيم المواعيد والزيارات الداخلية والخارجية لضمان الترتيب المناسب لجميع الاجتماعات، إدارة البريد الوارد والصادر والتأكد من تسليم الرسائل والمراسلات للأفراد المعنيين، التنسيق مع الأقسام المختلفة لضمان سير العمل بطريقة مرنة وسلسة بما يحقق التوازن، مساعدة الموظفين في تنظيم المهام الإدارية اليومية لتسريع الإجراءات وإنجاز الأعمال، الحفاظ على نظافة منطقة الاستقبال وتنظيمها بشكل دائم لضمان مظهر مناسب، تقديم الدعم في حالة الحاجة لإجراء عمليات إدارية أخرى لضمان سير العمل، متابعة استفسارات الزوار وحل المشكلات التي قد تواجههم أثناء زيارتهم، إعداد التقارير اليومية والشهرية حول الأنشطة والإجراءات المتخذة في مجال الاستقبال