مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على إدارة المواعيد وتنظيم الجدول الزمني بطريقة فعالة لضمان تدفق الأعمال بسلاسة، مهارات التواصل الفعال مع المديرين والعملاء لضمان تنفيذ المهام بشكل سريع واحترافي، إلمام تام باستخدام برامج الكمبيوتر مثل برامج الأوفيس والتطبيقات المكتبية الأخرى، القدرة على إدارة المكالمات الهاتفية وتنظيم الردود والرسائل بشكل مهني، مهارات التنظيم لإعداد تقارير دقيقة وتوثيق المراسلات الداخلية والخارجية، القدرة على الحفاظ على السرية التامة فيما يتعلق بالمعلومات والوثائق الحساسة، مهارات إدارة الوقت بفعالية لضمان إنجاز المهام اليومية بشكل دقيق وفي الوقت المحدد، مهارات العمل الجماعي والتعاون مع الزملاء لتنظيم الأنشطة المكتبية، القدرة على التعامل مع المواقف الطارئة وتنظيم الأولويات بشكل فوري، مهارات تقديم الدعم الإداري للمديرين وضمان سير العمل بسلاسة في المكتب

المهام

إدارة وتنظيم المواعيد الخاصة بالمديرين وتنسيق اللقاءات والفعاليات بشكل احترافي، الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها إلى الأقسام المعنية بشكل دقيق، إعداد التقارير اليومية والشهرية حول سير الأعمال والمشاريع المنجزة في المكتب، تقديم الدعم الإداري للموظفين في المكتب مثل إعداد الوثائق والمراسلات، تنظيم السفر للمديرين والترتيب لجميع التفاصيل المتعلقة بالسفر والإقامة، تجهيز وتوزيع الرسائل البريدية والمراسلات المختلفة للموظفين والعملاء، المشاركة في تنظيم الفعاليات والاجتماعات الداخلية والخارجية لضمان التنسيق الكامل، إدارة وحفظ الملفات والمستندات بشكل دقيق ومرتب وفقًا للإجراءات المتبعة في الشركة، العمل مع الفريق لتنسيق المهام اليومية وضمان إتمامها في الوقت المحدد، تنظيم إعداد الفواتير والدفعات المالية الخاصة بالشركة لضمان سلاسة العمليات المالية