مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

إدارة جداول المواعيد والاجتماعات اليومية والتنسيق بشكل احترافي وفعال، إعداد التقارير والوثائق الرسمية بشكل دقيق ومنظم لضمان تقديم المعلومات الصحيحة، استخدام برامج الحاسوب المكتبية مثل Word وExcel بكفاءة ودقة لإنجاز المهام، مهارات التنظيم لإدارة الملفات والمراسلات وتسهيل الوصول إلى المعلومات بسرعة، القدرة على التواصل مع الزملاء والعملاء بطريقة مهنية ولائقة لتحقيق التعاون الفعال، الحفاظ على سرية البيانات والمعلومات الخاصة بالشركة والعملاء وفقاً للسياسات المعمول بها، مهارات كتابة المراسلات الرسمية وإرسالها إلى الجهات المعنية بوضوح واحترافية، تنظيم الوقت بكفاءة لإنجاز جميع المهام المطلوبة دون تأخير أو تراكم، القدرة على التعامل مع ضغوط العمل والمواعيد النهائية بكفاءة وهدوء، التنسيق مع مختلف الإدارات لتلبية احتياجاتهم من التقارير والمراسلات المطلوبة

المهام

إدارة مواعيد الاجتماعات وترتيب اللقاءات مع جميع الأطراف المعنية بالعمل، متابعة البريد الإلكتروني والرد على الرسائل وفق التعليمات والتوجيهات الإدارية، تجهيز التقارير الدورية والوثائق المطلوبة للإدارة بوقت زمني محدد ودقة، ترتيب الملفات والسجلات الورقية والرقمية بما يسهل الوصول إليها عند الحاجة، تنظيم المكالمات الواردة والصادرة وتقديم المعلومات المطلوبة بدقة ووضوح، متابعة احتياجات المكتب من المستلزمات وطلبها لتوفير بيئة عمل مناسبة، تنسيق المراسلات الداخلية والخارجية بين الإدارات والجهات الأخرى المعنية، متابعة تنفيذ القرارات الإدارية والتأكد من وصولها لجميع الموظفين، دعم العمليات الإدارية اليومية من خلال تقديم المساعدة في إعداد التقارير والمذكرات، توثيق الاجتماعات وتسجيل محاضر الجلسات لإرسالها للجهات المختصة بعد الاعتماد