مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارات التواصل الجيد مع الضيوف والزوار وتقديم خدمة استقبال متميزة، القدرة على التعامل مع مكالمات الهاتف ورسائل البريد الإلكتروني بشكل احترافي، مهارات في إدارة وتنظيم مواعيد الاجتماعات وحجز الغرف والقاعات للمناسبات، القدرة على التنسيق مع الأقسام المختلفة لضمان سير العمل بسلاسة، مهارات في تقديم الدعم الإداري للموظفين والزوار بشكل فعال، القدرة على التعامل مع الاستفسارات وحل المشكلات بطريقة سريعة ومهنية، مهارات في إدارة وتحديث قواعد البيانات الخاصة بالزوار والموظفين، القدرة على التعامل مع المواقف الطارئة وتحقيق حل سريع لها، مهارات تنظيمية لتنظيم الفعاليات والاجتماعات الداخلية بشكل محترف، القدرة على استخدام برامج الحاسوب المختلفة بشكل كفء لتسهيل الأعمال الإدارية اليومية

المهام

استقبال الزوار والضيوف وتوجيههم إلى الأماكن المناسبة داخل الكلية، الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيه الاستفسارات إلى الأقسام المختصة بشكل سريع، تنظيم مواعيد الاجتماعات وحجز القاعات والمرافق الأخرى في الكلية، تقديم الدعم الإداري والمساعدة للأعضاء الأكاديميين والموظفين في مختلف المهام اليومية، ترتيب الفعاليات والأنشطة الخاصة بالكلية وتنسيقها بشكل احترافي، تحديث قواعد البيانات الخاصة بالزوار والموظفين بشكل دوري، متابعة طلبات الضيوف وتنفيذ المتطلبات الخاصة بهم بدقة وسرعة، التعامل مع حالات الطوارئ في الكلية والتنسيق مع الفرق المعنية لضمان سلامة الجميع، تقديم تقارير دورية إلى الإدارة حول الأنشطة اليومية وحالة العمل، دعم اللجان التنظيمية في الكلية في كافة الأمور الإدارية