مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارات تنظيم المواعيد وجدولة الاجتماعات بشكل فعّال بما يتناسب مع جدول المديرين والموظفين، القدرة على التعامل مع الوثائق الرسمية وتنظيمها بطريقة مهنية وآمنة، مهارات التواصل الفعّالة مع الموظفين والعملاء لتسهيل سير العمل وتحقيق الأهداف المشتركة، المعرفة القوية ببرامج الحاسوب المكتبية مثل Microsoft Office لتسهيل إعداد التقارير والوثائق، القدرة على إجراء أبحاث ميدانية وإعداد تقارير مفصلة لدعم القرارات الإدارية، مهارات تنظيم وإدارة الملفات الورقية والإلكترونية وحفظها بطريقة فعالة وسهلة الوصول إليها، القدرة على التنسيق بين الأقسام المختلفة داخل الشركة لضمان سير العمل بسلاسة، مهارات التعامل مع المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني بشكل مهني لتنظيم الاتصال الداخلي والخارجي، القدرة على تنظيم الاجتماعات والفعاليات وتقديم الدعم اللوجستي المطلوب لها، القدرة على التعامل مع البيانات المالية والميزانيات الإدارية بشكل دقيق وبما يضمن التزام الشركة بالقوانين واللوائح

المهام

تنظيم وجدولة الاجتماعات للمسؤولين في الشركة والتأكد من تنسيق الوقت والمكان بشكل ملائم، استقبال المكالمات الهاتفية وتحويلها إلى الأقسام المعنية مع تقديم المعلومات المطلوبة بطريقة صحيحة، إعداد التقارير الإدارية والشهرية لضمان متابعة سير العمل وتحقيق الأهداف، تنظيم الملفات والوثائق الورقية والإلكترونية بطريقة دقيقة لضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة، التواصل مع العملاء والموردين لتنسيق المعاملات وتنفيذ الإجراءات الإدارية بشكل دقيق، تقديم الدعم في التوثيق الإجرائي مثل توقيع المستندات الرسمية وإعداد العقود والاتفاقيات، مساعدة في إعداد الميزانيات وتقديم تقارير مالية دورية لضمان التزام الشركة بالميزانية المحددة، التنسيق مع الفرق الداخلية والخارجية لضمان سير العمل دون تأخير أو خلل، ترتيب وتنظيم الفعاليات الداخلية والاجتماعات مع الأطراف الخارجية وفقًا للجدول الزمني المطلوب، المشاركة في تنظيم وتوزيع البريد الداخلي والخارجي للمكتب بشكل منظم ومرتب