مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على الترحيب بالزوار وتقديم أول انطباع إيجابي عن المؤسسة التي يمثلها الموظف، مهارات التواصل الفعالة للإجابة على استفسارات الزوار بشكل سريع ومهني، القدرة على إدارة المكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى الأقسام المعنية بشكل سريع وفعّال، مهارات التعامل مع الأنظمة الإلكترونية وتسجيل بيانات الزوار أو المكالمات الواردة بشكل دقيق، القدرة على التعامل مع المواقف الطارئة مثل استقبال الزوار في حالات الطوارئ أو الحوادث بشكل احترافي، مهارات التنظيم والإدارة لضمان سير العمل بشكل منتظم داخل منطقة الاستقبال، القدرة على التعامل مع المواعيد وجدولة اللقاءات بين الزوار والموظفين أو الإدارات المختصة، مهارات حل المشكلات بشكل سريع وفعّال لضمان عدم التأثير على سير العمل، القدرة على التعامل مع استفسارات الموظفين وحل المشكلات البسيطة التي قد تطرأ، مهارات التنسيق مع الفرق المختلفة لضمان تدفق المعلومات بين الأقسام بشكل سريع وفعّال

المهام

الترحيب بالزوار وتقديم أول انطباع جيد عن المؤسسة لضمان تجربة إيجابية للزوار، الإجابة على استفسارات الزوار وتوجيههم إلى الأقسام أو الأشخاص المعنيين حسب الحاجة، استقبال المكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى الأقسام المعنية لضمان عدم حدوث أي تأخير في الاتصال، تنظيم مواعيد المقابلات والاجتماعات للموظفين والزوار مع تأكيد المواعيد قبل الوصول، مساعدة الزوار في تعبئة النماذج أو استكمال الإجراءات اللازمة عند الوصول للمؤسسة، متابعة وتحديث سجلات الزوار والمكالمات الواردة بشكل دوري باستخدام الأنظمة الإلكترونية المتاحة، التعامل مع المواقف الطارئة مثل استقبال الزوار في حالات الطوارئ أو الحوادث بشكل سريع، التعامل مع طلبات الموظفين البسيطة مثل توجيههم إلى الأقسام أو حل المشكلات المتعلقة بالمواعيد، تنسيق الأعمال مع فرق العمل المختلفة لضمان توفير بيئة عمل منتظمة وسلسة، الحفاظ على منطقة الاستقبال مرتبة ونظيفة لضمان أول انطباع جيد عن المؤسسة