مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

القدرة على كتابة المراسلات الرسمية بوضوح ودقة بما يتناسب مع جميع الجهات المعنية، مهارات التواصل الفعال عبر الهاتف والبريد الإلكتروني مع العملاء والزملاء، القدرة على تنسيق وإعداد الاجتماعات والفعاليات بشكل دقيق واحترافي، مهارات تنظيم وإدارة الوثائق والمراسلات الصادرة والواردة في النظام، القدرة على التعامل مع البرمجيات المكتبية بشكل متميز مثل Microsoft Office، مهارات إدارة الوقت لتحديد أولويات العمل والتأكد من إنجازه في الوقت المحدد، القدرة على التعامل مع طلبات الزبائن والرد عليها بشكل سريع ومهني، القدرة على كتابة التقارير الميدانية ورفعها إلى الإدارة في الوقت المناسب، مهارات الطباعة السريعة والدقيقة لضمان تجهيز المراسلات بشكل سريع، القدرة على الحفاظ على السرية والخصوصية أثناء التعامل مع المعلومات الحساسة

المهام

إعداد وتنسيق المراسلات الداخلية والخارجية بشكل دوري وتوزيعها على الجهات المعنية، التنسيق مع الإدارات المختلفة لترتيب الاجتماعات والفعاليات بشكل منظم واحترافي، تقديم الدعم الإداري في تنظيم الملفات والوثائق وحفظها بطريقة آمنة، متابعة المراسلات الواردة وتوجيهها للأقسام المعنية بأسرع وقت ممكن، مساعدة المديرين في إعداد العروض التقديمية والتقارير المطلوبة للمراجعة، الرد على استفسارات العملاء عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني بطريقة مهنية وفعالة، ترتيب وتنسيق المواعيد والأنشطة المختلفة في جدول عمل المديرين، متابعة الردود على المراسلات الرسمية والتأكد من تنفيذ الإجراءات اللازمة، الاحتفاظ بسجلات دقيقة لجميع المراسلات والمستندات والتقارير المتعلقة بالعمل، تقديم الدعم في تنظيم الأحداث والفعاليات التي تقيمها الشركة أو المنظمة