مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارات التنظيم والإدارة لإدارة المكاتب والتنسيق بين الأقسام المختلفة داخل المؤسسة، القدرة على إعداد وتنسيق الوثائق والتقارير الرسمية بدقة واحترافية، مهارات التواصل الفعالة مع الزملاء والعملاء لضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة، القدرة على استخدام برامج الأوفيس مثل Excel وWord بشكل متمكن لإنشاء تقارير وعروض احترافية، مهارات إدارة الوقت وتنظيم المهام المتعددة لضمان إتمام العمل في الوقت المحدد وبدقة، القدرة على التعامل مع المشكلات وحلها بسرعة وفعالية لضمان سير العمل بانتظام، المهارات في إدارة الأرشيف وتنظيم المستندات لتسهيل الوصول إليها في الوقت المناسب، القدرة على إجراء الاجتماعات وتسجيل المحاضر وتوزيعها بشكل دقيق على الأطراف المعنية، مهارات التفاوض والإقناع عند التعامل مع العملاء والموردين لضمان تلبية احتياجات المؤسسة، القدرة على إدارة حسابات المؤسسة وتنظيم الجداول الزمنية للاجتماعات والمواعيد الهامة.

المهام

إعداد الوثائق والتقارير اللازمة لضمان تنظيم العمل في الأقسام المختلفة داخل المعهد، التنسيق بين الأقسام المختلفة لضمان تدفق المعلومات بين الإدارات بشكل فعال وسلس، متابعة المهام اليومية لموظفي الإدارة وضمان تنفيذها في الوقت المحدد وبالطريقة المطلوبة، إعداد جدول الأعمال للاجتماعات وتسجيل المحاضر لتوثيق جميع القرارات المتخذة بشكل دقيق، الحفاظ على نظم الأرشيف وتنظيم المستندات لضمان الوصول إليها بسرعة وكفاءة، التعامل مع الاستفسارات الإدارية من الموظفين والعملاء والرد عليها بشكل سريع وفعال، دعم الإدارة العليا بتقديم تقارير دورية حول تقدم المشاريع والأنشطة المختلفة، إدارة وتنظيم جداول الموظفين لضمان توزيع المهام بشكل مناسب بين الفرق المختلفة، تنظيم الفعاليات الداخلية والخارجية مثل الاجتماعات وورش العمل لتعزيز التواصل والتعاون بين الموظفين، متابعة شؤون الموظفين من الإجازات والتأخيرات وضمان سير العمل بشكل منتظم.