مرجان

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارات استقبال الزوار وتنظيم دخولهم وتوجيههم إلى الأماكن المناسبة داخل المنشأة، القدرة على تقديم معلومات واضحة ودقيقة للزوار حول الخدمات والمنتجات المتاحة، مهارات تنظيم الوقت والعمل تحت الضغط خلال فترات العمل المزدحمة، مهارات التواصل الفعّالة مع الزوار والزملاء وإيصال المعلومات بوضوح وبأسلوب مهني، القدرة على العمل مع أنظمة الحجز وإدارة المواعيد وجدولة الاجتماعات بكفاءة عالية، قدرة على استخدام برامج الكمبيوتر المكتبية مثل مايكروسوفت أوفيس وبرامج إدارة العملاء، المهارات اللغوية في التواصل مع الزوار من مختلف الثقافات والجنسيات، القدرة على التعامل مع المواقف الطارئة بحكمة وهدوء مع الحفاظ على بيئة العمل السلسة، مهارات التوثيق وإعداد التقارير وتنظيم الملفات الخاصة بالزوار والموظفين، مهارات الاستماع الجيد لتحليل احتياجات الزوار وتقديم الحلول الملائمة لهم.

المهام

استقبال الزوار والترحيب بهم عند وصولهم إلى المكان وتوجيههم بشكل صحيح، الرد على المكالمات الهاتفية وحل استفسارات العملاء في الوقت المحدد، إدارة جداول الاجتماعات وضمان توفر الغرف المناسبة في الوقت الصحيح، التأكد من تقديم جميع المعلومات اللازمة للزوار بشكل واضح ودقيق، التعامل مع البريد الإلكتروني الوارد وتصنيف الرسائل وتنظيم مواعيد الاجتماعات والفعاليات، حفظ وتوثيق الوثائق والمراسلات المتعلقة بالزوار والموظفين في النظام، متابعة احتياجات الزوار وتقديم المساعدة اللازمة لهم طوال فترة تواجدهم في المنشأة، تنسيق جدول أعمال المديرين والموظفين وتحديثه بانتظام لضمان التنسيق الفعّال بين الجميع، ترتيب وتنظيم الملفات والمستندات المتعلقة بالحجوزات وتأكيد المواعيد بشكل دوري، تسهيل الإجراءات الخاصة بتسجيل الزوار وتحديث البيانات الشخصية عند الحاجة.